CE COURRIEL PEUT-IL SERVIR DE PREUVE ?

Ce courriel peut-il servir de preuve ?

Un courriel officiel part, une décision s'appuie sur lui. Des mois plus tard, quelqu'un le conteste. Pouvez-vous encore prouver quand il est arrivé, ce qu'il contenait vraiment, et ce qui s'est passé ensuite ?

Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières

Le 12 octobre à 14 h 20, la Direction générale de la Société Alpha envoie à sa banque un courriel officiel : notification de décision n° 2026-148. Aïcha y retire le pouvoir de signature de son ancien directeur financier, qui vient de quitter l'entreprise. La décision signée est jointe en PDF.

Le lendemain matin, un ordre de paiement signé par cet ancien directeur arrive à l'agence. La banque le refuse. Aïcha est soulagée : sa banque a protégé son entreprise.

Chez la banque, on cherche. Le courriel original était arrivé dans la boîte de l'agence. Il a été transféré deux fois, imprimé, annoté. Le collaborateur qui l'avait traité a changé de service. On retrouve un transfert, mais l'avocat le balaie : « Un transfert peut avoir été modifié. Où est l'original ? À quelle heure l'avez-vous reçu ? »

La banque avait agi correctement. Mais pendant des semaines, elle n'a pas pu le démontrer. Et Aïcha, appelée à témoigner, a dû replonger dans une affaire qu'elle croyait réglée.

Un courriel, c'est souvent la seule trace d'une décision

Pour une banque, ce n'est pas un détail : c'est sa capacité à se défendre en cas de litige et à répondre aux auditeurs et aux autorités de contrôle.

Un courriel officiel doit être traité comme un document officiel

Un courriel qui engage la banque ou son client mérite le même soin qu'un courrier papier enregistré : une date et une heure de réception fiables, un contenu qui ne bouge plus, et une trace de tout ce qui s'est passé ensuite.

Le même courriel, avec M-Files

Trois mois plus tard, quand l'avocat écrit, le service juridique recherche « 2026-148 ». En quelques secondes, il produit le courriel original et sa pièce jointe, l'heure de réception, et l'historique qui montre que la liste des signataires a été mise à jour le jour même.

Le dossier est clos en quelques jours. La banque a prouvé qu'elle avait bien agi. Et Aïcha n'a eu qu'un appel à passer, pour remercier sa banque.

Pourquoi M-Files est différent

Dans M-Files, un courriel enregistré n'est plus un simple message dans une boîte mail. C'est un document à part entière, avec ses informations, son dossier, son cycle de vie et ses droits d'accès.

Le cycle de vie (reçu, enregistré, traité, archivé) se paramètre selon vos règles. À l'étape d'archivage, les droits passent en lecture seule. Et le journal d'activité garde la trace de chaque consultation et de chaque modification, sans que personne ait à la noter à la main.