Vos courriers envoyés restent-ils introuvables ?
Un brouillon Word sur un ordinateur, une copie signée dans un chrono papier, une version envoyée dans une boîte mail. Trois endroits possibles, et personne ne sait lequel est le bon.
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
C'est la période des comptes annuels à la Société Alpha. Le commissaire aux comptes d'Aïcha a une demande précise : une copie de la lettre envoyée par la banque au printemps, qui notifiait à l'entreprise les nouvelles conditions de son crédit d'équipement. Sans elle, il ne peut pas valider le montant des intérêts.
Aïcha cherche dans ses classeurs. Rien : la lettre a dû être rangée avec un autre dossier. Elle appelle son conseiller, qui promet de lui renvoyer une copie « dans la journée ».
« Mais à la banque, le courrier sortant ne se retrouve pas si facilement. Le modèle Word est bien sur l'ordinateur du conseiller, mais est-ce la version envoyée ? La copie signée est peut-être dans le chrono papier du service courrier, classé par date... ou dans la boîte mail d'une assistante. Trois personnes cherchent pendant deux jours. »
La copie finit par arriver, mais le commissaire aux comptes a dû reporter sa validation. Pour Aïcha, c'est une semaine de retard sur ses comptes. Pour la banque, deux jours de travail perdus pour retrouver une lettre qu'elle avait elle-même écrite.
🧩 Des courriers dispersés
Brouillons sur les ordinateurs, copies signées dans un chrono papier, versions envoyées dans les boîtes mail.
📅 Un classement par date seulement
Pour retrouver une lettre, il faut connaître le jour exact où elle est partie.
🚫🔍 Aucune recherche possible
Impossible de demander « tous les courriers envoyés à ce client cette année ».
🏢🔒 Un accès limité au bureau
Quand le conseiller est en rendez-vous ou en déplacement, la recherche attend son retour.
La solution consiste à traiter chaque courrier sortant comme un document à part entière : enregistré au moment de l'envoi, décrit par quelques informations simples (type, date, destinataire, service), et classé automatiquement. Le retrouver devient alors une simple recherche.
1. Envoyer
2. Indexer
3. Classer
4. Rechercher — résultat
Lettre de notification — nouvelles conditions crédit équipement
Société Alpha • Avril 2026 • Service engagements
📱 5. Retrouvé depuis l'application mobile, entre deux rendez-vous.
Le conseiller était en rendez-vous à l'extérieur quand Aïcha a appelé. Il a fait la recherche depuis l'application M-Files sur son téléphone, entre deux réunions.
Le commissaire aux comptes reçoit la lettre dans l'heure. Les comptes de la Société Alpha sont validés dans les délais. Et pour la banque, la demande a pris cinq minutes au lieu de deux jours.
Une recherche instantanée — retrouvez n'importe quel courrier sortant en quelques secondes, par un mot, un nom ou une référence.
Des courriers centralisés — tous les courriers envoyés sont au même endroit, dans leur version envoyée et signée.
Des filtres précis — type, date, destinataire, service : affinez la recherche en un clic.
Un accès sur tous vos appareils — ordinateur, tablette ou téléphone, Android comme iOS : vos courriers vous suivent partout, avec les bons droits d'accès.
Dans un classement traditionnel, un courrier ne se trouve qu'à un seul endroit : il faut savoir où il a été rangé. Dans M-Files, il est décrit par ses informations, et c'est sur elles que porte la recherche. Le même courrier apparaît dans la liste des courriers envoyés, dans le dossier du client et dans les résultats d'une recherche par date ou par service.
La recherche porte aussi sur le contenu des documents. Une lettre numérisée ou produite sous Word peut ainsi être retrouvée grâce à un mot qu'elle contient, même si personne ne se souvient de son titre.
Et parce que la version enregistrée est celle qui a été envoyée, il n'y a plus de doute entre le brouillon et la lettre signée.
« Pourriez-vous retrouver, en moins d'une minute, toutes les lettres envoyées à l'un de vos clients au cours des douze derniers mois ? »
Si la réponse est non, vos courriers envoyés méritent d'être mieux organisés.
Nous aidons les banques et institutions financières à centraliser et indexer leurs courriers sortants avec M-Files, pour qu'aucun courrier envoyé ne reste introuvable.
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