Vos échanges sont-ils réunis par dossier ?
Un courriel part, un autre répond, une pièce jointe s'ajoute : en quelques jours, la même demande vit dans quatre boîtes mail différentes. Le jour où quelqu'un doit en retrouver l'historique, personne ne sait plus où regarder.
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
Le 5 octobre, Aïcha envoie à Serge, son conseiller, une demande de financement aidé pour moderniser l'atelier de la Société Alpha, justificatif en pièce jointe. Serge transfère le message à l'analyste crédit. L'analyste répond à Serge. Serge répond à Aïcha. Quelques jours plus tard, Aïcha relance — en copiant cette fois Serge et l'adresse générale de l'agence.
En une semaine, une quinzaine de courriels se sont répartis dans quatre boîtes mail, avec les mêmes pièces jointes enregistrées à plusieurs endroits.
« Puis Serge part en congés. Aïcha appelle l'agence pour savoir où en est son dossier. »
Nadine, qui assure la permanence, ne trouve aucune trace de l'accusé de réception ni du justificatif. Elle demande à Aïcha de tout renvoyer. Pourtant, la décision a bien été signée le 9 octobre — elle dormait dans la boîte mail de Serge. Aïcha ne l'apprendra qu'une semaine plus tard, à son retour, après avoir perdu une semaine sur son projet.
Des courriels éparpillés
Les échanges d'un même dossier se répartissent chez plusieurs collaborateurs, sans lien entre eux.
boîte : SergeUn historique impossible à reconstituer
Retrouver l'enchaînement d'une demande oblige à fouiller plusieurs messageries, une à une.
boîte : AnalysteDes pièces jointes en double
Le même justificatif est enregistré à plusieurs endroits — parfois dans des versions différentes.
boîte : AgenceUne équipe dans le flou
En l'absence du collaborateur habituel, personne ne peut renseigner le client.
boîte : NadineLa logique change de sens : chaque courriel, chaque pièce jointe rejoint le dossier concerné. On n'ouvre plus « la boîte de Serge » — on ouvre le dossier, et tout y est.
05/10 — Courriel reçu
La demande d'Aïcha est rattachée dès réception.
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05/10 — Pièce jointe
Justificatif.pdf classé une seule fois, sans copie.
→
06/10 — Courriel envoyé
L'accusé de réception rejoint le même dossier.
→
09/10 — Décision signée
Enregistrée juste à côté de tous les échanges.
Quand Aïcha rappelle pendant l'absence de Serge, Nadine ouvre le dossier « Subvention 2026 », lit l'historique dans l'ordre et lui annonce aussitôt que la décision a été signée le 9 octobre — elle la lui envoie dans la minute. Aïcha n'a rien à renvoyer. Son projet démarre à temps. L'absence de Serge ne change plus rien pour elle.
Des courriels rattachés — chaque message rejoint automatiquement le dossier concerné.
Un historique unique — tout l'échange se lit dans l'ordre, au même endroit.
Des pièces jointes classées — un seul exemplaire, sans doublon ni version perdue.
Une équipe informée — n'importe quel collaborateur peut répondre au client.
M-Files s'intègre aux outils de messagerie déjà utilisés. En quelques clics, un courriel et ses pièces jointes s'enregistrent dans le bon dossier ; certaines règles peuvent même reconnaître une référence de dossier et classer automatiquement.
Une fois dans M-Files, un courriel n'est plus isolé : il est relié à un client, une demande, une décision. Les droits d'accès du dossier s'appliquent, la confidentialité est respectée, et l'historique devient facile à consulter, à transmettre et à justifier — en cas d'audit comme en cas d'absence.
« Et chez vous ? Si un client appelait aujourd'hui en l'absence de son conseiller, un collègue pourrait-il lui dire en deux minutes où en est sa demande ? »
Si la réponse dépend d'une boîte mail en particulier, vos échanges méritent d'être réunis par dossier.
Nous aidons les banques et institutions financières à relier chaque courriel, chaque pièce jointe au bon dossier client grâce à M-Files — pour que l'absence d'un collaborateur ne retarde plus jamais une réponse.
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