VOTRE ENTREPRISE TRAVAILLE-T-ELLE AVEC UNE INFORMATION UNIQUE ?

VOTRE ENTREPRISE TRAVAILLE-T-ELLE AVEC UNE INFORMATION UNIQUE ?

Information unique, données unifiées, accès unifié, décisions fiables : découvrez comment M-Files donne une vision complète de chaque client.

Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières

La direction générale de la banque se réunit pour une décision importante : faut-il élargir le partenariat avec la Société Alpha, l'entreprise d'Aïcha, en lui confiant l'entretien de toutes les agences du pays, tout en augmentant ses lignes de crédit ?

Chaque direction arrive avec ses chiffres. Le service des achats présente les contrats et les factures de la Société Alpha en tant que fournisseur. La direction commerciale présente sa relation en tant que cliente : comptes, crédits, projets financés. Le service juridique apporte les contrats-cadres.

Mais les chiffres ne concordent pas. Le montant des factures n'est pas le même dans le rapport des achats et dans celui de la comptabilité. Un projet financé figure dans une présentation et pas dans l'autre. La moitié de la réunion est consacrée à savoir quels chiffres sont les bons.

Décider avec plusieurs vérités, c'est décider à l'aveugle

Une décision n'est jamais meilleure que l'information sur laquelle elle repose. Or, dans beaucoup d'organisations, chaque service construit sa propre vision à partir de ses propres fichiers.

Une information unique, partagée par tous

Travailler avec une information unique, c'est réunir autour de chaque client, fournisseur ou projet l'ensemble des éléments qui le concernent (documents, contrats, factures, projets) dans une seule vue, à jour, consultée par tous ceux qui en ont besoin.

La même décision, avec M-Files

Reprenons l'histoire, cette fois dans une banque qui utilise M-Files.

1. Collecter. Les documents et données qui concernent la Société Alpha sont réunis depuis les différentes sources : contrats, factures, documents de projets, correspondances.

2. Unifier. Ils sont tous rattachés à une seule fiche : « Société Alpha », marquée « Information unique ». Plus de fiche « fournisseur » d'un côté et de fiche « client » de l'autre.

3. Enrichir. Chaque service complète la fiche avec ce qu'il sait : les achats ajoutent les factures, le commercial les projets financés, le juridique les contrats-cadres.

4. Partager. Les membres de la direction consultent la même fiche, avec ses éléments liés : Documents, Projets, Factures, Contrats. Ils la consultent même sur leur téléphone avant la réunion.

5. Décider. En réunion, tout le monde regarde les mêmes chiffres. La discussion porte enfin sur le fond : l'intérêt du partenariat et les risques.

Pourquoi M-Files est différent

M-Files organise l'information autour de ce qui compte pour l'entreprise : clients, fournisseurs, projets, contrats. Chaque document est relié à ces objets, ce qui permet d'avoir, en un clic, une vue complète de tout ce qui concerne la Société Alpha.

Lorsque certaines données vivent dans d'autres systèmes, M-Files peut s'y connecter pour les afficher dans la même vue. Les droits d'accès s'appliquent toujours : chacun voit ce qu'il est autorisé à voir, même au sein d'une vue partagée.

Et parce que la fiche est vivante, elle reste à jour au fil des contrats, des factures et des projets, sans qu'il faille reconstruire un dossier avant chaque réunion.

Et chez vous ?

Posez-vous la question :

Si la réponse est « trop », votre organisation mérite une information unique.