VOS ARCHIVES PAPIER ENVAHISSENT-ELLES VOS BUREAUX ?

Vos archives papier envahissent-elles vos bureaux ?

Des cartons empilés jusqu'au plafond, des classeurs qui débordent : et si l'espace perdu en papier devenait un espace gagné pour vos clients ?

Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières

Aïcha a rendez-vous à l'agence pour signer un nouveau financement. On la fait patienter dans un petit bureau. Contre le mur, des cartons empilés jusqu'au plafond. Sur l'armoire, des classeurs qui débordent. Dans un coin, une pile de dossiers attend « d'être rangée » depuis des mois.

Son conseiller arrive, un peu gêné : « Excusez le désordre, on manque de place. » Pour retrouver le dernier rapport annuel de la Société Alpha, il doit descendre au sous-sol, dans la salle des archives. Il revient vingt minutes plus tard, les mains pleines de poussière, avec le rapport… de l'année précédente.

Aïcha signe son financement, mais elle repart avec une image : celle d'une banque qui étouffe sous ses archives. Et elle se demande comment ses propres documents sont rangés, quelque part dans ces cartons.

Quand le papier prend toute la place

Pour une banque, c'est de l'espace perdu, du temps perdu et une image qui ne reflète pas la modernité attendue par ses clients.

Dématérialiser, mais avec méthode

Dématérialiser ne consiste pas seulement à scanner. Un document scanné et enregistré n'importe où devient vite aussi introuvable qu'un carton. La vraie dématérialisation numérise, décrit, classe et rend chaque document accessible en quelques secondes, avec les bons droits d'accès.

Les mêmes archives, avec M-Files

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📦 Un carton de moins, un document numérique de plus — accessible en quelques secondes

Lors du rendez-vous suivant, le conseiller d'Aïcha ouvre le dernier rapport annuel de la Société Alpha sur son écran, avant même qu'elle s'assoie. Les cartons ont disparu du bureau. Et au rez-de-chaussée, le nouvel espace d'accueil PME vient d'ouvrir, à la place de l'ancienne salle d'archives.

Aïcha y est reçue comme une partenaire. Et cette fois, elle repart avec l'image d'une banque moderne, qui prend soin de ses documents comme de ses clients.

Pourquoi M-Files est différent

Avec M-Files, un document numérisé n'est pas une simple image déposée dans un dossier. Il est décrit par ses informations, ce qui permet de le retrouver par une recherche, quel que soit l'endroit où il a été enregistré. La reconnaissance de texte permet aussi de chercher un mot à l'intérieur des documents scannés.

La numérisation peut se faire progressivement : on commence par les nouveaux documents et les archives les plus consultées, puis on traite le stock existant par étapes. Les droits d'accès protègent les documents sensibles, comme les pièces d'identité ou les dossiers du personnel.

Enfin, certains originaux papier doivent être conservés pour des raisons légales ou réglementaires. M-Files permet d'indiquer où se trouve chaque original, pour le retrouver le jour où il est exigé, sans l'avoir sous les yeux tous les jours.