COMBIEN DE TEMPS PERDEZ-VOUS À CHERCHER VOS DOCUMENTS ?

Combien de temps perdez-vous à chercher vos documents ?

Un contrat dans un dossier partagé, une facture dans un email, un rapport classé « quelque part ». Vingt-cinq minutes plus tard, un client attend toujours.

Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières

Mardi, 10 heures. Aïcha arrive à l'agence pour un rendez-vous important : elle veut faire le point sur sa relation avec la banque avant de lancer un nouvel investissement. Elle a réservé une heure dans son agenda chargé.

Son conseiller l'accueille avec le sourire, puis ouvre son ordinateur. Il lui faut le contrat de la Société Alpha, la dernière facture de frais, le rapport annuel qu'Aïcha a transmis au printemps. « Je l'avais ici… » Le contrat est dans un dossier partagé, mais lequel ? La facture est dans un email. Le rapport annuel a été imprimé et classé, quelque part.

Le rendez-vous se termine sans que les vraies questions aient été abordées. Aïcha repart avec l'impression d'avoir perdu sa matinée. Et son conseiller, lui, perd ce temps-là plusieurs fois par jour, sans même s'en rendre compte.

Le coût invisible de la recherche

Pour une banque, ce temps perdu est du temps qui n'est pas consacré aux clients. Et devant un client, il se voit.

Ne plus chercher, trouver

L'objectif n'est pas de mieux ranger, mais de ne plus avoir à se souvenir où l'on a rangé. Quand chaque document est décrit par quelques informations (client, type, date, service), il suffit de le demander pour le trouver, quel que soit l'endroit où il a été enregistré.

Le même rendez-vous, avec M-Files

⚡ Un seul point de recherche pour tous vos documents, où qu'ils soient enregistrés

Moins d'une minute après son arrivée, Aïcha et son conseiller parlent déjà de son projet d'investissement. Et quand le conseiller est en déplacement, il retrouve les mêmes documents sur l'application mobile M-Files.

Aïcha repart avec des réponses claires et un plan de financement. Pour elle, la banque a été efficace. Pour le conseiller, c'est une heure de travail utile au lieu d'une heure de recherche.

Pourquoi M-Files est différent

Dans un classement traditionnel, il faut savoir où un document a été rangé pour le retrouver. Dans M-Files, on cherche ce qu'il est : un contrat, pour tel client, de telle date. Le même document apparaît dans le dossier du client, dans la liste des contrats et dans les résultats d'une recherche, sans jamais être copié.

La recherche porte aussi sur le contenu des documents : un mot présent dans un contrat ou un rapport suffit à le retrouver, même si l'on a oublié son titre.

Et parce que les droits d'accès s'appliquent à chaque document, chacun ne voit que ce qu'il a le droit de voir. Les fiches du personnel, par exemple, restent réservées aux ressources humaines.