VOS COURRIERS SENSIBLES SONT-ILS SUFFISAMMENT PROTÉGÉS ?

Vos courriers sensibles sont-ils suffisamment protégés ?

Un courrier marqué « Confidentiel » en rouge sur l'enveloppe. Et pourtant, une fois ouvert, il circule comme n'importe quel autre document : photocopié, transféré, archivé dans un dossier partagé.

Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières

Aïcha prépare le plus grand projet de sa carrière : la Société Alpha veut racheter une entreprise concurrente. Rien n'est encore signé, et tout repose sur la discrétion. Pour financer l'opération, Aïcha écrit au Directeur général de sa banque. Sur l'enveloppe, elle inscrit en rouge : « Confidentiel ».

À la banque, le courrier arrive au bureau d'ordre avec des dizaines d'autres. Il est ouvert, photocopié « pour le suivi », puis déposé dans une corbeille. Une copie part au service des engagements, une autre au juridique. Le document est scanné dans un dossier partagé que beaucoup de collaborateurs peuvent ouvrir.

Personne à la banque n'a voulu nuire à Aïcha. Mais personne ne peut dire qui a lu ce courrier, ni combien de copies existent. Et Aïcha se demande désormais si elle peut encore confier ses projets à sa banque.

Un courrier sensible, mille occasions de fuite

Pour une banque, dont le métier repose sur la confiance et le secret, une seule fuite peut coûter un client, une réputation, voire une sanction.

Protéger dès la réception

Un courrier sensible doit être protégé dès qu'il franchit la porte : identifié comme confidentiel, accessible uniquement aux personnes concernées, et suivi à chaque consultation. La protection ne doit pas reposer sur la bonne volonté de chacun, mais sur des règles appliquées automatiquement.

Le même courrier, avec M-Files

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Quand le Directeur général souhaite associer le directeur des engagements à l'étude du dossier, il lui donne accès au document dans M-Files. Pas de photocopie, pas d'email transféré : l'accès est accordé à une personne précise, et il est tracé.

Le projet d'Aïcha reste confidentiel jusqu'à la signature. Le financement est accordé, le rachat aboutit. Et Aïcha sait désormais qu'elle peut confier ses projets les plus sensibles à sa banque.

Pourquoi M-Files est différent

Dans un dossier partagé classique, les droits sont attachés au dossier : il suffit de déplacer ou de copier un fichier pour qu'il échappe à toute protection. Dans M-Files, les droits suivent le document lui-même, en fonction de ses informations. Un courrier marqué « confidentialité restreinte » reste protégé où qu'il soit consulté.

Le journal d'activité enregistre les consultations, les modifications et les changements de droits. La banque peut ainsi démontrer, lors d'un audit ou d'un incident, que ses courriers sensibles ont été traités selon ses règles.

Ces règles se paramètrent selon votre organisation : niveaux de confidentialité, services concernés, durées de conservation. Et elles s'appliquent de la même façon au bureau, à distance ou sur mobile.