QUE DEVIENT LE TRAVAIL D'UN EMPLOYÉ LE JOUR OÙ IL QUITTE L'ENTREPRISE ?
Que devient le travail d'un employé le jour où il quitte l'entreprise ? Dossiers, échanges et documents conservés et transmis à son successeur : découvrez comment M-Files assure la continuité.
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
Paul M. était chargé d'affaires à l'agence depuis huit ans. Ce vendredi, ses collègues l'applaudissent : il part relever un nouveau défi dans une autre ville. Un beau départ, plein de bons souvenirs.
Parmi ses clients, il y a Aïcha. La Société Alpha répond à un appel d'offres important, et Aïcha a besoin d'une caution bancaire avant la date limite. Paul avait tout en main : la demande, les documents de l'entreprise, ses échanges avec Aïcha et avec le service des engagements.
Le lundi suivant, Sophie K. reprend son portefeuille. Mais les échanges de Paul sont restés dans sa boîte mail, désormais fermée. Une partie des documents est sur son ordinateur, une autre dans un classeur. Et ce que Paul avait convenu avec Aïcha, personne ne l'a noté.
Sophie appelle Aïcha : « Pouvez-vous nous renvoyer vos documents ? » Aïcha ne comprend pas. Elle a déjà tout transmis, et la date limite approche.
La caution est finalement délivrée la veille de la date limite, après des jours de stress. Aïcha a failli perdre le marché. Et elle se demande si sa banque connaît vraiment son entreprise, ou seulement le conseiller qui vient de partir.
Les départs font partie de la vie d'une entreprise : mutation, promotion, retraite, démission. Mais quand le travail d'un collaborateur est stocké dans sa boîte mail, sur son ordinateur ou dans sa mémoire, une partie de ce travail part avec lui. Les conséquences sont bien connues :
Pour une banque, c'est aussi un risque : un engagement oublié, un délai dépassé ou une pièce introuvable lors d'un contrôle.
La solution est simple à énoncer : chaque document et chaque échange important doit être enregistré dans le dossier du client, et non dans l'espace personnel d'un collaborateur. Ainsi, quand quelqu'un part, son successeur reprend un dossier complet, et pas une page blanche.
Reprenons l'histoire de Paul, cette fois dans une banque qui utilise M-Files.
Sophie appelle Aïcha, mais pour une autre raison : « Bonjour Madame, je suis Sophie, votre nouvelle chargée d'affaires. J'ai repris votre dossier. Votre caution sera prête mercredi. »
Aïcha dépose son offre à temps. Et elle découvre que sa banque connaît son entreprise, quel que soit le conseiller en face d'elle.
Des dossiers conservés. Les dossiers et les documents restent classés dans l'entreprise, pas sur un poste de travail ou dans un classeur personnel.
Des échanges conservés. Les emails et les pièces jointes importants sont rattachés au dossier concerné. L'historique de la relation client ne disparaît pas.
Une transmission au successeur. Le portefeuille est réattribué en quelques clics. Le successeur retrouve tout, au même endroit.
Une continuité assurée. Les clients ne voient pas la différence : leurs demandes avancent, les délais sont tenus.
Dans M-Files, un document n'appartient pas à un dossier personnel : il est rattaché à un client, à un contrat ou à une affaire. Le responsable du dossier est une simple information, que l'on peut changer quand un collaborateur part. Les droits d'accès suivent automatiquement.
L'intégration avec la messagerie permet d'enregistrer un email et ses pièces jointes dans le bon dossier sans le recopier. Et parce que chaque document garde son historique, le successeur sait ce qui a été fait, par qui et quand.
Le départ d'un collaborateur reste un moment fort pour une équipe. Avec M-Files, il ne devient pas un risque pour vos clients.
Posez-vous la question :
« Si l'un de vos chargés d'affaires partait vendredi, son successeur retrouverait-il lundi tous ses dossiers, ses échanges et ses engagements en cours ? »
Si la réponse est « pas tous », il est temps de protéger le travail de vos équipes.
Chez Galaxy Conseils, nous aidons les banques et les institutions financières à organiser leurs dossiers clients avec M-Files, pour que chaque départ se transforme en simple passage de relais. Vous voulez voir concrètement ce que cela donnerait dans votre banque ?
Galaxy Conseils : l'innovation au service de votre performance.
Votre nouveau collaborateur trouve-t-il tout seul ce dont il a besoin ? Procédures, modèles, dossiers du poste et formations réunis au même endroit : découvrez comment M-Files accélère la prise de poste.
Lire la suite
Cette facture a-t-elle déjà été payée ? Factures en double, fournisseurs payés en retard, pièces comptables introuvables : découvrez comment M-Files classe, valide et suit chaque facture.
Lire la suite
Une inspection est annoncée : pouvez-vous prouver les durées de conservation, les accès et l'historique de vos documents ? Découvrez comment M-Files prépare vos preuves avant qu'on vous les demande.
Lire la suiteContactez-nous pour en savoir plus sur nos actualités et nos prochains événements.
Nos offres, actualités et conseils sur la gestion documentaire, directement dans votre boîte mail. Un e-mail par mois maximum.
Désinscription en un clic à tout moment. Politique de confidentialité
Vérifiez votre boîte mail
Nous vous avons envoyé un lien de confirmation. Cliquez dessus pour valider votre inscription.
Commentaires
Aucun commentaire pour le moment. Soyez le premier à réagir !