VOS FACTURES ATTENDENT-ELLES ENCORE ?
Circuit automatisé, approbation suivie, factures retrouvées, délais maîtrisés : découvrez comment M-Files accélère l'approbation des factures fournisseurs.
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
Fin du mois. La Société Alpha a terminé l'entretien des équipements de dix agences, et Aïcha a envoyé sa facture à la banque, comme prévu au contrat. Elle compte sur ce paiement pour régler ses propres fournisseurs de pièces détachées.
À la banque, la facture doit être approuvée par trois personnes : le responsable des services généraux, qui confirme que les interventions ont bien eu lieu ; le contrôle de gestion, qui vérifie le budget ; puis le directeur financier. La facture papier passe de bureau en bureau, glissée dans une chemise.
Le responsable des services généraux l'approuve en deux jours. Le contrôle de gestion la garde une semaine, faute de savoir à quel budget la rattacher. Puis elle attend sur le bureau du directeur financier, parti en séminaire. Quand Aïcha appelle, personne ne sait dire où se trouve la facture.
La facture est payée avec un mois de retard. Aïcha doit négocier un délai avec ses propres fournisseurs. Et la banque, sans le savoir, abîme sa réputation de bon payeur auprès d'une partenaire fidèle.
Pour une banque comme pour toute organisation, approuver une facture fournisseur est un contrôle nécessaire : la prestation a-t-elle été réalisée ? Le montant est-il conforme ? Le budget est-il disponible ? Mais quand ce contrôle repose sur des circuits papier ou des e-mails, il devient une source de retards.
Des factures bloquées. Chez un approbateur absent, débordé ou qui ne sait pas qu'on l'attend.
Aucune visibilité. On ne sait pas où se trouve la facture, ni depuis combien de temps.
Des factures introuvables. Glissées dans une pile, égarées entre deux bureaux.
Des fournisseurs pénalisés. Retards de paiement, relances, relation abîmée, parfois des pénalités prévues au contrat.
La solution consiste à définir une fois le circuit d'approbation des factures (qui approuve, dans quel ordre, selon quels montants), puis à le faire suivre automatiquement par chaque facture, avec une tâche pour chaque approbateur et une vue claire sur les factures en attente.
Reprenons l'histoire d'Aïcha, cette fois dans une banque qui utilise M-Files.
1. Recevoir. La facture fournisseur de la Société Alpha arrive par e-mail. Elle est enregistrée dans M-Files au statut « Reçue ».
2. Indexer. Ses informations sont renseignées : fournisseur, montant, date, contrat et budget concernés. Elle passe au statut « En approbation ».
3. Approuver. Chaque approbateur reçoit sa tâche à son tour. Le directeur financier, en séminaire, voit la notification « Facture à approuver » sur son téléphone et appuie sur « Approuver » entre deux sessions.
4. Archiver. La facture passe au statut « Approuvée », part au paiement, puis est archivée avec son historique d'approbation.
5. Retrouver. Quand Aïcha appelle, ou quand l'auditeur passe, la facture et son circuit sont retrouvés en quelques secondes.
Le responsable du service comptable suit chaque jour la liste des factures en attente. Celles qui dépassent le délai prévu remontent en tête, et les approbateurs concernés sont relancés automatiquement.
Un circuit automatisé. Chaque facture suit le bon circuit d'approbation, sans passer de main en main.
Une approbation suivie. Reçue, en approbation, approuvée : vous savez où en est chaque facture, et chez qui.
Des factures retrouvées. Plus de factures égarées : chacune est classée et retrouvable en quelques secondes.
Des délais maîtrisés. Relances automatiques, approbation sur mobile : vos fournisseurs sont payés à temps.
Avec M-Files, ce n'est plus la facture qui circule, c'est la tâche d'approbation. La facture reste au même endroit, et chaque approbateur y accède à son tour, sur ordinateur ou sur mobile.
Les circuits peuvent varier selon le montant, le fournisseur ou le service, et les approbations sont tracées, ce qui facilite le contrôle interne et l'audit. M-Files ne remplace pas le logiciel comptable qui exécute les paiements : il prépare et sécurise tout ce qui se passe avant.
Enfin, les factures approuvées restent reliées à leur fournisseur et à leur contrat, pour une vue complète de chaque relation.
Posez-vous la question :
« Combien de factures fournisseurs attendent une approbation chez vous en ce moment, et depuis combien de jours pour la plus ancienne ? »
Si personne ne peut répondre sans fouiller les bureaux, vos factures méritent un vrai circuit.
Chez Galaxy Conseils, nous mettons en place avec vous le circuit d'approbation de vos factures dans M-Files, en partant de vos règles de délégation et de vos seuils de validation. Vous voulez voir concrètement ce que cela donnerait dans votre banque ?
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