COMBIEN DE TEMPS POUR SIGNER ?
Circuit accéléré, validation suivie, documents signés, historique conservé : découvrez comment M-Files réduit le délai entre la préparation d'un contrat et sa signature.
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
La banque et la Société Alpha se sont mises d'accord sur un nouveau contrat de service : la maintenance des équipements de toutes les agences pendant trois ans. Les négociations sont terminées. Il ne reste plus qu'à signer.
Le contrat est imprimé en trois exemplaires. Il part au juridique pour un dernier contrôle, puis au directeur des achats, qui le paraphe. Il faut ensuite la signature du directeur général... qui est en mission à Yaoundé pour la semaine. Les exemplaires attendent dans un parapheur, sur son bureau.
À son retour, le directeur général signe. Les exemplaires sont envoyés par coursier à la Société Alpha. Aïcha, elle, est en déplacement sur un chantier à Kribi. Elle signe à son retour, et renvoie deux exemplaires par coursier. L'un d'eux arrive avec une page manquante.
Entre la fin de la négociation et le contrat signé par tous, il s'est écoulé presque un mois. Pendant ce temps, la Société Alpha ne pouvait pas commencer la mission, et la banque payait encore l'ancien prestataire.
Préparer un contrat prend du temps, c'est normal. Mais une fois qu'il est prêt, chaque jour d'attente avant la signature est un jour perdu. Dans un circuit papier, ce temps s'allonge pour des raisons très concrètes.
Des signataires absents. En mission, en réunion, en congé, et le parapheur attend.
Des allers-retours physiques. Impressions, coursiers, exemplaires originaux à faire circuler.
Aucune visibilité. On ne sait pas chez qui se trouve le contrat, ni combien de temps il y reste.
Des erreurs de manipulation. Page manquante, exemplaire non paraphé, version différente de celle validée.
La solution consiste à faire circuler la tâche plutôt que le papier : le contrat validé reste au même endroit, chaque signataire est sollicité à son tour, où qu'il soit, et chacun voit à tout moment où en est la signature.
Reprenons l'histoire d'Aïcha, cette fois dans une banque qui utilise M-Files.
1. Préparer. Le « Contrat de service » de la Société Alpha est finalisé dans M-Files, dans sa version négociée.
2. Envoyer. Le contrat entre dans le circuit de validation et de signature. Il passe à l'étape « À valider ».
3. Valider. Le juridique, puis le directeur des achats, valident le contrat depuis leur poste. Il passe à l'étape « Validé ».
4. Signer. Le directeur général reçoit la tâche « Document à signer » sur son téléphone, à Yaoundé. Il appuie sur « Signer ». Aïcha reçoit ensuite la demande à son tour et signe depuis son chantier de Kribi.
5. Archiver. Le contrat signé passe à l'étape « Signé ». Il est archivé avec l'historique complet : qui a validé, qui a signé, et quand.
Le contrat est signé par tous en deux jours au lieu d'un mois. La Société Alpha commence sa mission la semaine suivante. Et personne n'a eu besoin d'un coursier.
Un circuit accéléré. Chaque signataire est sollicité au bon moment, où qu'il se trouve, sur ordinateur ou sur mobile.
Une validation suivie. À valider, validé, signé : vous voyez à chaque instant où en est le contrat.
Des documents signés. Le contrat signé est la version validée, complète, sans page manquante ni exemplaire égaré.
Un historique conservé. Chaque validation et chaque signature sont enregistrées, avec leur date et leur auteur.
M-Files gère le circuit complet du document : préparation, validation, signature et archivage. Les workflows définissent les étapes et les signataires, et chacun reçoit sa tâche automatiquement, avec des relances si nécessaire.
La signature elle-même peut s'appuyer sur une approbation électronique dans M-Files ou sur une solution de signature électronique intégrée, selon le niveau de preuve exigé pour chaque type de document.
Et parce que tout reste dans le même environnement, le contrat signé est immédiatement classé, retrouvable et rattaché au dossier du fournisseur.
Posez-vous la question :
« Entre le moment où un contrat est prêt et celui où il est signé par toutes les parties, combien de jours s'écoulent en moyenne chez vous ? »
Si la réponse se compte en semaines, votre circuit de signature mérite d'être accéléré.
Chez Galaxy Conseils, nous aidons les banques et les institutions financières à mettre en place leurs circuits de validation et de signature avec M-Files, en partant de leurs règles de délégation de signature. Vous voulez voir concrètement ce que cela donnerait dans votre banque ?
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