VOTRE NOUVEAU COLLABORATEUR TROUVE-T-IL TOUT SEUL CE DONT IL A BESOIN ?
Votre nouveau collaborateur trouve-t-il tout seul ce dont il a besoin ? Procédures, modèles, dossiers du poste et formations réunis au même endroit : découvrez comment M-Files accélère la prise de poste.
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
Awa vient de rejoindre l'agence comme conseillère clientèle entreprises. Parmi les dossiers qu'on lui confie dès la première semaine : celui de la Société Alpha, l'entreprise d'Aïcha, qui demande une augmentation de son découvert pour financer de nouveaux équipements.
Awa est compétente et motivée. Mais par où commencer ? La procédure d'étude d'un découvert se trouve « quelque part sur le serveur ». Elle en trouve deux versions, sans savoir laquelle est la bonne. Le modèle de courrier de réponse ? Un collègue lui en envoie un par email... qui date de l'an dernier et mentionne d'anciennes conditions.
Le dossier de la Société Alpha, lui, est dispersé : une partie dans un classeur, une autre dans la boîte mail de l'ancien conseiller. Alors Awa demande. À son responsable, Didier. À la collègue du bureau voisin. Puis encore à Didier. Chacun l'aide volontiers, mais chacun interrompt son propre travail.
Résultat : la réponse à Aïcha part avec dix jours de retard, et avec un courrier à corriger. Aïcha, qui attendait ce financement pour démarrer un nouveau chantier, se demande si sa banque a vraiment pris sa demande au sérieux.
Dans beaucoup d'organisations, l'intégration d'un nouveau collaborateur repose sur la mémoire de ses collègues. Ce qu'il faut savoir est réparti entre des dossiers partagés, des boîtes mail et des classeurs. Cela crée des difficultés bien connues :
Des procédures introuvables ou obsolètes : plusieurs versions circulent et personne ne sait laquelle fait foi.
Des modèles dépassés : courriers, contrats et rapports sont recopiés à partir d'anciens documents, avec leurs erreurs.
Des dossiers dispersés : l'historique d'un client se trouve à plusieurs endroits, parfois chez quelqu'un qui n'est plus là.
Une équipe sans cesse sollicitée : chaque question du nouveau venu interrompt un collègue déjà occupé.
Dans une banque, l'enjeu est double : un collaborateur qui applique une procédure périmée crée un risque de conformité, et un client qui attend perd confiance.
Une bonne prise de poste, c'est un nouveau collaborateur qui trouve seul l'essentiel : les règles de son poste, les bons modèles, les dossiers qu'il reprend et les formations à suivre. Ses collègues restent là pour transmettre leur expérience, pas pour retrouver des fichiers.
Reprenons l'histoire d'Awa, cette fois dans une banque qui utilise M-Files.
Compte créé. Dès son premier jour, Awa se connecte et trouve son espace de prise de poste : « Bienvenue, Awa ! ».
Accès configurés. Ses droits d'accès sont attribués selon son poste. Elle voit les dossiers de son portefeuille, et seulement ceux-là.
Procédures lues. La procédure d'étude d'un découvert est là, dans sa seule version en vigueur. Awa la lit, et son parcours de prise de poste avance d'une étape.
Premier dossier. Le dossier de la Société Alpha s'ouvre en un clic : demande d'Aïcha, états financiers, échanges précédents, tout est réuni. Pour répondre, Awa utilise le modèle de courrier à jour, prêt à l'emploi.
Autonome. Quelques jours plus tard, Awa traite ses dossiers seule. Elle sollicite Didier pour les vraies questions de métier, plus pour retrouver un document.
La réponse part à Aïcha dans les délais, avec les bonnes conditions. Et Aïcha découvre une nouvelle conseillère qui connaît déjà son dossier.
Les procédures. Les règles et les étapes du poste sont claires, réunies au même endroit et toujours à jour : chacun consulte la version qui fait foi.
Les modèles. Courriers, contrats, rapports : des modèles prêts à l'emploi, validés, qui évitent de recopier d'anciens documents.
Les dossiers. Les dossiers du poste sont classés et se retrouvent en quelques secondes, avec tout leur historique.
L'autonomie rapide. La recrue avance seule, sans solliciter toute l'équipe, et devient productive plus vite.
Avec M-Files, on ne cherche pas un fichier dans une arborescence de dossiers. On cherche ce que l'on veut :
Chaque document est décrit par des informations simples (type, client, service, statut) qui permettent de le retrouver où qu'il soit.
Les procédures et les modèles sont gérés avec leurs versions : quand une règle change, tout le monde voit la nouvelle version, et l'ancienne reste dans l'historique. Les droits d'accès suivent le poste de chacun, ce qui protège la confidentialité des dossiers clients.
Enfin, quand un collaborateur change de poste ou de portefeuille, ses dossiers restent classés et accessibles à celui qui les reprend. Le savoir de l'agence ne dépend plus d'une seule personne.
Posez-vous la question :
« Si un nouveau collaborateur arrivait lundi, combien de fois devrait-il interrompre ses collègues pour trouver une procédure, un modèle ou un dossier ? »
Si la réponse est « souvent », vos documents méritent d'être mieux organisés.
Chez Galaxy Conseils, nous aidons les banques et les institutions financières à organiser leurs procédures, modèles et dossiers avec M-Files, pour que chaque nouveau collaborateur soit opérationnel plus vite. Vous voulez voir concrètement ce que cela donnerait dans votre banque ?
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