Signature électronique & parcours client
Combien de temps faut-il pour faire signer un compte bancaire ?
Clients en déplacement, signatures internes qui traînent, formulaires envoyés par la poste... Voici l'histoire d'Aïcha — et de ce qui aurait changé avec M-Files.
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
Aïcha se lance. En plus de son travail, elle démarre une petite activité d'installation de panneaux solaires, née de sa propre expérience à la maison. Pour encaisser ses premiers paiements, il lui faut un compte professionnel.
Elle est déjà cliente de sa banque, son dossier est à jour. Il ne reste qu'une formalité : signer le formulaire d'ouverture du compte.
Seul problème : Aïcha est en mission à Garoua pour deux semaines, à plusieurs centaines de kilomètres de son agence de Douala. Et un premier client attend de pouvoir la payer.
La conseillère lui propose une solution : imprimer le formulaire, le lui envoyer, attendre qu'elle le signe et le renvoie. Le pli met six jours à arriver à Garoua, puis six de plus pour revenir.
À l'agence, ce n'est pas fini. Le formulaire doit encore être signé par la conseillère, visé par le contrôle, puis validé par la direction. Le directeur est en séminaire. Le formulaire attend sur son bureau.
Trois semaines plus tard, le compte est enfin ouvert. Le premier client d'Aïcha, lui, a trouvé quelqu'un d'autre.
Sur le papier, signer un document prend quelques secondes. Dans la réalité, c'est souvent l'étape la plus longue du parcours : il faut réunir les bonnes personnes, au bon endroit, avec le bon document.
Pour un compte bancaire, une seule ouverture peut demander la signature du client, puis celles de plusieurs personnes à l'intérieur de la banque. Et chaque signature sur papier ajoute ses propres obstacles :
Résultat : des jours, parfois des semaines, pour une démarche qui devrait se régler dans la journée. Et des clients qui s'impatientent, surtout ceux dont l'activité dépend de ce compte.
La signature électronique change complètement la donne. Le client signe depuis son téléphone ou son ordinateur, où qu'il soit. Les signataires internes reçoivent le document au bon moment, dans le bon ordre, et signent en quelques clics.
Mais pour qu'elle tienne ses promesses, la signature électronique ne doit pas être un outil isolé. Elle doit s'inscrire dans le circuit complet du document : saisie, vérification, validation, signature, archivage. C'est exactement ce que fait M-Files.
Reprenons l'histoire d'Aïcha, cette fois dans une banque qui utilise M-Files.
Saisie. La conseillère prépare la demande d'ouverture de compte professionnel dans M-Files, à partir des informations déjà présentes dans le dossier d'Aïcha.
Vérification et validation. Le dossier passe automatiquement par les contrôles prévus. Chaque étape est visible dans le circuit.
Signature. Aïcha reçoit le formulaire sur son téléphone à Garoua et le signe électroniquement. Puis les signatures internes s'enchaînent : Marie D. à 10h24, Lucas B. à 10h27, la direction à 10h32, depuis un téléphone en séminaire.
Terminé. Le document signé électroniquement est archivé automatiquement dans le dossier d'Aïcha, avec l'horodatage de chaque signature.
En huit minutes, toutes les signatures sont réunies. Le compte est ouvert le jour même, et Aïcha encaisse le paiement de son premier client avant la fin de la semaine.
Un gain de temps. Les délais de signature passent de plusieurs jours à quelques minutes. Plus d'envois postaux, plus de documents qui attendent sur un bureau.
Une sécurité renforcée. Les signatures électroniques sont légales et sécurisées. Chaque signature est horodatée et rattachée à son auteur, et le document signé ne peut plus être modifié sans que cela se voie.
Un suivi en temps réel. À chaque instant, vous savez où en est le document : qui a signé, qui doit encore signer. Vous suivez chaque étape jusqu'à la signature finale.
Une expérience fluide. Le processus est simple pour vos équipes comme pour vos clients. Le client signe depuis chez lui ou en déplacement, et ne revient à l'agence que s'il le souhaite.
Avec M-Files, la signature n'est pas une étape à part, gérée dans un autre outil puis rapatriée à la main. Elle fait partie du circuit du document : le formulaire est préparé, vérifié, validé, signé puis archivé au même endroit, dans le dossier du client.
L'ordre des signataires est défini à l'avance. Chacun est notifié au moment où c'est son tour, et personne n'a besoin de faire circuler le document.
Ce qui vaut pour une ouverture de compte vaut aussi pour les offres de prêt, les avenants, les mandats ou les validations internes : partout où une signature ralentit le parcours, M-Files l'accélère.
Pensez à la dernière ouverture de compte traitée dans votre agence.
« Combien de temps s'est-il écoulé entre la première et la dernière signature ? Et combien de personnes ont dû se déplacer pour signer ? »
Si la réponse se compte en jours, vos clients attendent probablement plus qu'ils ne le devraient.
Chez Galaxy Conseils, nous aidons les banques et les institutions financières à intégrer la signature électronique dans leurs parcours avec M-Files, en partant de leurs circuits réels de validation. Vous voulez voir concrètement ce que cela donnerait dans votre banque ?
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