VOS LOGICIELS COMMUNIQUENT-ILS RÉELLEMENT ENTRE EUX ?

VOS LOGICIELS COMMUNIQUENT-ILS RÉELLEMENT ENTRE EUX ?

Systèmes connectés, informations reliées, échanges fluides, saisies simplifiées : découvrez comment les connecteurs M-Files suppriment les doubles saisies.

Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières

La banque vient d'accorder un nouveau crédit d'équipement à la Société Alpha. Pour le mettre en place, le conseiller d'Aïcha doit enregistrer les informations à plusieurs endroits : dans l'outil de relation client, pour le suivi commercial ; dans le système de gestion, pour le dossier de crédit ; dans le tableur de la comptabilité, pour le suivi des engagements ; et dans le nom des fichiers du dossier partagé.

Quatre saisies des mêmes informations : raison sociale, numéro de registre du commerce, identifiant fiscal, montant, durée. À la troisième, fatigué, il inverse deux chiffres du numéro de registre du commerce.

Quelques semaines plus tard, lors d'un contrôle de cohérence, le dossier de la Société Alpha remonte en anomalie : les numéros ne correspondent pas d'un système à l'autre. Il faut vérifier, corriger partout, et demander à Aïcha une copie de son registre du commerce pour trancher.

Le coût caché des logiciels qui ne se parlent pas

Chaque logiciel a été choisi pour bien faire son travail : le logiciel de gestion pour les opérations, le CRM pour la relation client, la messagerie pour les échanges, la comptabilité pour les chiffres. Mais quand ils fonctionnent chacun de leur côté, ce sont les équipes qui jouent les traits d'union.

Relier plutôt que recopier

L'objectif n'est pas de remplacer tous les logiciels par un seul, mais de les faire communiquer. Une information saisie une fois dans le système de référence doit être disponible partout où l'on en a besoin, et chaque document doit être relié automatiquement aux bonnes données.

Le même crédit, avec M-Files

Reprenons l'histoire d'Aïcha, cette fois dans une banque qui utilise M-Files et ses connecteurs.

1. Analyser. La banque identifie quelles informations vivent dans quel système : clients dans le logiciel de gestion, suivi commercial dans le CRM, échanges dans la messagerie, engagements en comptabilité.

2. Connecter. M-Files est relié à ces systèmes grâce à ses connecteurs. À l'écran, chacun affiche son statut : ERP, CRM, Messagerie, Comptabilité, « Connecté ».

3. Synchroniser. Les données de référence de la Société Alpha (raison sociale, registre du commerce, identifiant fiscal) remontent automatiquement dans M-Files. Le conseiller ne les saisit plus.

4. Contrôler. Quand il enregistre le contrat de crédit, il choisit simplement « Société Alpha » dans la liste. Toutes les informations du client s'appliquent au document, sans recopie et sans erreur possible.

5. Exploiter. Le contrat, les e-mails échangés avec Aïcha et les données du crédit sont reliés. Chaque service les retrouve, sur ordinateur comme sur mobile.

Pourquoi M-Files est différent

M-Files dispose de connecteurs capables de lire des données dans d'autres systèmes, par exemple une base de données clients, et de les utiliser comme listes de référence. Les documents enregistrés dans M-Files s'appuient alors sur ces données, au lieu de les recopier.

L'intégration avec la messagerie permet d'enregistrer un e-mail et ses pièces jointes directement dans le bon dossier, avec les bonnes informations. Et des interfaces de programmation permettent, si besoin, d'échanger des informations avec d'autres applications.

Chaque intégration se conçoit selon les systèmes en place : il ne s'agit pas d'un bouton magique, mais d'un projet mené avec vos équipes informatiques, en commençant par les échanges qui font gagner le plus de temps.

Et chez vous ?

Posez-vous la question :

Si la réponse dépasse une fois, vos logiciels méritent de mieux communiquer.