PLUSIEURS SYSTÈMES, PLUSIEURS VERSIONS DE L'INFORMATION ?
Point central, informations de référence, version unique, accès unifié : faites de M-Files la référence de vos données clients.
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
Au printemps, la Société Alpha a déménagé dans de nouveaux locaux, et Aïcha a nommé un directeur général adjoint qui peut désormais signer pour l'entreprise. Elle en a informé sa banque par courrier, avec les documents officiels.
Le conseiller a mis à jour l'outil de relation client. Mais le logiciel bancaire, lui, a gardé l'ancienne adresse. Le service juridique travaille encore avec l'ancienne liste des signataires, dans son propre fichier. Et le service courrier utilise un troisième fichier d'adresses.
Quelques mois plus tard, une lettre importante de la banque part à l'ancienne adresse et revient. Un avenant au contrat de crédit est préparé au nom de l'ancien représentant de l'entreprise. Aïcha doit appeler, rappeler, renvoyer ses justificatifs.
Chaque service pensait avoir la bonne information, et chacun avait la sienne. Pour Aïcha, la banque semblait ne pas l'écouter. En réalité, elle avait simplement plusieurs versions de la vérité.
Lorsque la même information, l'adresse d'un client, ses dirigeants, ses contrats ou son statut, est enregistrée dans plusieurs systèmes, elle finit toujours par diverger. Un service met à jour, l'autre non. Les conséquences sont bien réelles.
Informations contradictoires — deux adresses, deux signataires, deux statuts pour le même client.
Erreurs coûteuses — courriers mal adressés, contrats au mauvais nom, décisions prises sur des données périmées.
Mises à jour multiples — le même changement doit être reporté à plusieurs endroits, et l'un d'eux est forcément oublié.
Aucune référence claire — quand deux systèmes divergent, personne ne sait lequel croire.
La solution consiste à désigner, pour chaque information importante, une version de référence, et à faire en sorte que tous les services s'y rattachent. Les documents, les contrats et les projets sont reliés à cette fiche de référence, au lieu de recopier les informations.
Reprenons l'histoire d'Aïcha, cette fois dans une banque qui utilise M-Files.
1. Identifier. La banque identifie les informations clés de la Société Alpha : identité de l'entreprise, adresse, dirigeants et signataires, contrats, statut de la relation.
2. Relier. Dans M-Files, une « Fiche client » de la Société Alpha est créée. Les documents (contrat, rapport, annexe) et les projets (Projet A, Projet B) y sont reliés comme objets liés.
3. Référencer. Cette fiche porte la mention « Version de référence ». C'est elle que consultent le conseiller, le juridique et le service courrier.
4. Valider. Quand Aïcha annonce son déménagement et son nouveau signataire, le changement est saisi une seule fois dans la fiche, puis validé. Le statut du client reste « Actif ».
5. Accéder. Tous les services, sur ordinateur comme sur mobile, voient immédiatement la nouvelle adresse et le nouveau signataire, et chaque document lié s'appuie sur la même fiche.
Un point central. Une seule fiche de référence pour chaque client, consultée par tous les services.
Des informations de référence. Adresse, dirigeants, contrats, statut : chaque information a une source clairement identifiée.
Une version unique. Une mise à jour faite une fois est visible partout, sans ressaisie.
Un accès unifié. Documents, projets et données du client sont reliés et accessibles depuis la même fiche.
Dans M-Files, un client n'est pas un simple nom de dossier : c'est un objet, avec ses propres informations, auquel on relie des documents, des contrats, des projets. Les documents n'ont pas besoin de recopier l'adresse ou le nom du signataire : ils renvoient à la fiche du client.
Lorsque la référence se trouve dans un autre système, comme le logiciel bancaire, M-Files peut s'y connecter pour afficher les données à jour, plutôt que d'en garder une copie qui vieillit. Et les changements validés sont tracés dans l'historique de la fiche.
Ainsi, chaque service continue d'utiliser ses outils, mais tous s'appuient sur la même version de l'information.
Posez-vous la question :
« Si un client changeait d'adresse aujourd'hui, dans combien de systèmes faudrait-il la modifier, et combien de chances y a-t-il qu'on en oublie un ? »
Si la réponse vous inquiète, il est temps de définir une version de référence.
Chez Galaxy Conseils, nous aidons les banques et les institutions financières à faire de M-Files le point central d'accès à leurs informations de référence, en lien avec leurs systèmes existants. Vous voulez voir concrètement ce que cela donnerait dans votre banque ?
Galaxy Conseils : l'innovation au service de votre performance.
Vos logiciels communiquent-ils réellement entre eux ? Systèmes connectés, informations reliées, échanges fluides, saisies simplifiées : découvrez comment les connecteurs M-Files suppriment les doubles saisies.
Lire la suite
Pourquoi digitaliser sa gestion comptable ? Comptabilité en ligne, gain de temps, données sécurisées : panorama des types de logiciels adaptés aux PME camerounaises et critères pour bien choisir.
Lire la suite
Réel ou impôt général synthétique (IGS) : quel régime d'imposition pour votre entreprise au Cameroun ? Seuils, obligations, avantages et pièges : les étapes pour faire le bon choix.
Lire la suiteContactez-nous pour en savoir plus sur nos actualités et nos prochains événements.
Nos offres, actualités et conseils sur la gestion documentaire, directement dans votre boîte mail. Un e-mail par mois maximum.
Désinscription en un clic à tout moment. Politique de confidentialité
Vérifiez votre boîte mail
Nous vous avons envoyé un lien de confirmation. Cliquez dessus pour valider votre inscription.
Commentaires
Aucun commentaire pour le moment. Soyez le premier à réagir !