VOTRE SCHÉMA DIRECTEUR GARANTIT-IL L'UNICITÉ DE L'INFORMATION ?
Gouvernance documentaire, information unique, règles de classement, rôles définis : placez M-Files au cœur de votre stratégie.
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
Il y a trois ans, la banque a adopté un ambitieux schéma directeur informatique : nouveau logiciel bancaire, application mobile, outil de relation client, numérisation des agences. Les projets ont été menés un par un, chacun avec son équipe, son budget et son calendrier.
Chaque projet a réussi à sa manière. Mais la question des documents n'a jamais été traitée dans son ensemble. Le projet crédit a créé ses propres dossiers numériques, le projet ressources humaines aussi, la direction juridique a gardé son serveur, et la numérisation des agences a produit des milliers de fichiers rangés selon une logique différente dans chaque site.
Aujourd'hui, le dossier de la Société Alpha existe en quatre endroits, organisés de quatre façons différentes. Quand Aïcha demande un historique complet de ses engagements pour préparer l'entrée d'un nouvel associé, personne ne sait par où commencer. La direction générale découvre que, malgré tous les investissements, la banque n'a toujours pas une information unique.
Le schéma directeur avait prévu les logiciels. Il avait oublié la gouvernance de l'information qui circule entre eux.
Un schéma directeur fixe les grandes orientations informatiques d'une organisation pour plusieurs années. Il prévoit souvent des logiciels, des infrastructures et des projets. Mais sans volet documentaire, il laisse de côté une question essentielle : comment garantir qu'une information existe une seule fois, au bon endroit, sous la responsabilité de quelqu'un ?
Chaque projet crée son propre classement. Les règles changent d'un service, d'un outil ou d'un site à l'autre.
Les rôles ne sont pas définis. Personne ne sait qui est responsable de quel type de document.
Les doublons se multiplient. Le même document existe dans plusieurs outils, dans plusieurs versions.
La gouvernance arrive trop tard. On essaie de remettre de l'ordre après coup, quand le désordre est déjà installé.
La gouvernance documentaire, ce sont des choix simples mais structurants : quels sont les documents de référence, comment ils sont classés, qui peut les créer, les modifier, les valider et les consulter, et combien de temps ils sont conservés. Une fois définis, ces choix doivent être appliqués par un outil commun, plutôt que par chaque projet séparément.
Imaginons que la banque d'Aïcha intègre la gouvernance documentaire à son schéma directeur, avec M-Files comme socle commun.
1. Diagnostiquer. Galaxy Conseils fait l'état des lieux avec la banque : quels documents, quels outils, quels classements, quels doublons, quels risques.
2. Définir. La banque fixe son référentiel : documents de référence, règles de classement, rôles et droits. Par exemple, les dossiers clients relèvent de la direction commerciale, les contrats-cadres du juridique.
3. Structurer. Ces règles sont traduites dans M-Files : grandes familles (Stratégie, Réglementation, Procédures, Administration, Finances, RH, Juridique), informations obligatoires, droits par rôle.
4. Déployer. M-Files est déployé progressivement et relié aux autres outils du schéma directeur. Chaque nouveau projet utilise les mêmes règles, au lieu d'en inventer de nouvelles.
5. Piloter. Des tableaux de bord permettent de suivre l'application des règles : documents sans responsable, doublons, documents à valider.
Quand Aïcha demande l'historique de ses engagements, la banque le lui fournit en une journée, à partir d'un seul dossier client. Et chaque nouveau projet informatique vient enrichir l'information unique, au lieu de la disperser un peu plus.
Une gouvernance documentaire. Des règles claires, décidées au niveau de la direction et appliquées partout.
Une information unique. Chaque document de référence existe une seule fois, au bon endroit.
Des règles de classement communes. Tous les services et tous les projets rangent l'information de la même façon.
Des rôles définis. Chacun sait de quels documents il est responsable, et ce qu'il peut faire avec.
M-Files ne se contente pas de stocker des fichiers : il applique des règles. Les informations obligatoires, les droits par rôle, les workflows de validation et les durées de conservation se configurent une fois, puis s'appliquent automatiquement à chaque document.
Il s'intègre aussi aux autres briques du système d'information, logiciel bancaire, messagerie, outils métiers, ce qui en fait un socle naturel pour la gouvernance documentaire d'un schéma directeur, sans remplacer les outils existants.
Enfin, sa mise en place peut suivre le rythme du schéma directeur : un premier périmètre, puis une extension service par service.
Posez-vous la question :
« Votre schéma directeur précise-t-il qui est responsable de chaque type de document, et selon quelles règles il doit être classé et conservé ? »
Si la réponse est non, il manque un volet essentiel à votre stratégie.
Chez Galaxy Conseils, nous accompagnons les directions générales et les directions informatiques dans la définition de leur gouvernance documentaire et son déploiement avec M-Files, du diagnostic au pilotage. Vous voulez intégrer la gouvernance documentaire à votre schéma directeur ?
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