VOS DONNÉES SONT-ELLES PRISONNIÈRES DE VOS LOGICIELS ?
Données libérées, systèmes décloisonnés, accès facilité, information partagée : découvrez comment M-Files ouvre l'accès à l'information sans changer vos outils.
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
Un matin, Aïcha appelle son agence : des frais ont été prélevés sur le compte de la Société Alpha au titre d'un contrat de maintenance qu'elle pensait résilié. Elle demande une explication rapide, avec les justificatifs.
Sa conseillère veut l'aider tout de suite. Mais la réponse se trouve dans trois logiciels. Le contrat et son avenant de résiliation sont dans l'outil de gestion, que seuls quelques collaborateurs du back-office peuvent ouvrir. L'historique des échanges avec Aïcha est dans l'outil de relation client. Et l'écriture des frais est dans le logiciel comptable, réservé au service comptabilité.
La conseillère n'a accès qu'à un seul de ces outils. Elle envoie un e-mail au back-office, un autre à la comptabilité, et attend. Le collaborateur qui gère les contrats est en congé. La réponse arrive quatre jours plus tard : la résiliation avait bien été enregistrée, les frais n'auraient pas dû être prélevés.
Pendant quatre jours, l'information existait dans la banque. Elle était simplement enfermée dans des logiciels que la conseillère ne pouvait pas ouvrir. Et Aïcha, elle, a eu le temps de se demander si on l'écoutait vraiment.
Chaque logiciel a ses utilisateurs, ses licences, ses droits et sa façon de ranger l'information. C'est normal. Mais quand les documents et les données ne sont accessibles qu'à l'intérieur de chaque outil, ils deviennent prisonniers.
Un accès réservé à quelques-uns. Seuls ceux qui ont une licence et une formation pour un logiciel peuvent y chercher une information.
Des collègues transformés en intermédiaires. Pour obtenir un document, il faut demander à quelqu'un d'autre, et attendre.
Des recherches à refaire dans chaque outil. Une même question demande d'ouvrir plusieurs applications.
Une dépendance aux personnes. Quand le seul utilisateur d'un logiciel est absent, tout s'arrête.
Décloisonner ne veut pas dire abandonner ses logiciels. Il s'agit d'ouvrir une porte commune : une interface unique où chaque collaborateur autorisé peut rechercher et consulter les documents utiles, quel que soit le système où ils se trouvent, sans avoir à maîtriser chaque logiciel.
Reprenons l'histoire d'Aïcha, cette fois dans une banque qui utilise M-Files.
1. Cartographier. La banque recense ses systèmes (gestion, relation client, comptabilité) et les documents utiles qu'ils contiennent : contrats, avenants, échanges, justificatifs.
2. Connecter. M-Files est relié à ces systèmes grâce à ses connecteurs. Leurs documents deviennent consultables depuis M-Files, sans être déplacés.
3. Décloisonner. Sur son téléphone, la conseillère lance une seule recherche : « Société Alpha maintenance ». Les résultats arrivent de plusieurs systèmes à la fois, ERP, CRM et Comptabilité.
4. Partager. Elle ouvre l'avenant de résiliation et la note interne correspondante. Les droits d'accès s'appliquent : elle voit ce que son rôle lui permet de voir, rien de plus.
5. Exploiter. Elle confirme l'erreur à Aïcha dans l'heure et lance le remboursement des frais, avec les justificatifs à l'appui.
Aïcha reçoit une réponse le jour même, avec ses justificatifs et son remboursement. Elle n'a pas eu à relancer. Et la conseillère n'a eu besoin de personne pour retrouver l'information.
Des données libérées. Les documents ne sont plus enfermés dans un seul logiciel : ils sont consultables par ceux qui en ont besoin.
Des systèmes décloisonnés. Vos logiciels restent en place, mais leur contenu est accessible depuis un point d'entrée commun.
Un accès facilité. Une seule recherche, des résultats venant de plusieurs systèmes, sur ordinateur comme sur mobile.
Une information partagée. Chaque collaborateur autorisé trouve seul la réponse, sans passer par un collègue.
M-Files est conçu pour fonctionner avec les systèmes existants. Ses connecteurs permettent de rechercher et d'afficher des documents stockés ailleurs (dossiers partagés, autres logiciels, bases de données), sans les migrer ni les dupliquer.
Les droits d'accès restent maîtrisés : décloisonner ne veut pas dire tout ouvrir. Chacun accède aux informations que son rôle justifie, et les consultations sont tracées.
Chaque connexion se conçoit selon les systèmes en place, avec vos équipes informatiques, en commençant par les informations les plus demandées au quotidien.
Posez-vous la question :
« Combien de demandes de vos clients restent en attente aujourd'hui parce que l'information est dans un logiciel que la personne en face d'eux ne peut pas ouvrir ? »
Si la réponse n'est pas zéro, vos données méritent d'être libérées.
Chez Galaxy Conseils, nous cartographions vos systèmes et connectons M-Files à vos outils existants pour décloisonner l'accès à l'information, étape par étape. Vous voulez voir concrètement ce que cela donnerait dans votre banque ?
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