VOS FILIALES PARTAGENT-ELLES LA MÊME INFORMATION ?

VOS FILIALES PARTAGENT-ELLES LA MÊME INFORMATION ?

Documents communs, filiales connectées, accès simplifié, information harmonisée : découvrez comment M-Files aligne le siège et les filiales.

Galaxy Conseils • Groupes bancaires & réseaux multi-filiales

La Société Alpha s'agrandit au-delà du Cameroun : Aïcha ouvre une succursale dans un pays voisin. Naturellement, elle se tourne vers la filiale locale de sa banque, qui fait partie du même groupe. « Ce sera simple, pense-t-elle, ils me connaissent déjà. »

À Douala, son conseiller lui avait remis la liste des documents à fournir pour ouvrir un compte d'entreprise. Mais à la filiale, on lui en demande une autre : certaines pièces en plus, d'autres formulées différemment. Le modèle de convention de compte n'est pas le même non plus, et une clause négociée avec le siège n'y figure pas.

La raison est simple. Le siège a mis à jour sa politique d'entrée en relation et ses modèles de contrats il y a six mois. La nouvelle version a été envoyée par e-mail aux filiales. L'une l'a appliquée, une autre l'a classée dans un dossier, une troisième ne l'a jamais reçue.

Un groupe, plusieurs filiales, plusieurs versions

Les groupes bancaires présents dans plusieurs pays, ou les entreprises qui ont plusieurs filiales, partagent des règles communes : politiques internes, procédures, modèles de contrats, chartes. Mais quand ces documents circulent par e-mail ou sont copiés dans les serveurs de chaque filiale, ils finissent par diverger.

Une source commune pour tout le groupe

La solution consiste à gérer les documents communs à un seul endroit, avec une seule version en vigueur, accessible à toutes les entités autorisées. Le siège met à jour une fois ; toutes les filiales voient immédiatement la nouvelle version. Chaque filiale peut, si nécessaire, ajouter ses adaptations locales, clairement identifiées.

La même ouverture de compte, avec M-Files

Reprenons l'histoire d'Aïcha, cette fois dans un groupe bancaire qui utilise M-Files.

1. Recenser. Le siège identifie les documents qui doivent être communs à tout le groupe : politiques, modèles de contrats, procédures.

2. Centraliser. Ces documents sont réunis dans un espace « Documents communs » de M-Files, dans leur seule version en vigueur.

3. Autoriser. L'accès est ouvert au Siège, à la Filiale A, à la Filiale B et à la Filiale C, chacun selon ses droits : le siège modifie, les filiales consultent et appliquent.

4. Partager. Quand le siège met à jour la politique d'entrée en relation, toutes les filiales voient immédiatement la nouvelle version, sur ordinateur comme sur mobile. Le badge « Accès partagé » le confirme.

5. Harmoniser. Les adaptations locales, imposées par la réglementation d'un pays, sont ajoutées comme compléments clairement identifiés, sans modifier le document commun.

À la filiale, le conseiller d'Aïcha ouvre la même liste de pièces et le même modèle de convention qu'à Douala. Il voit aussi le dossier déjà constitué au Cameroun, dans la limite de ce que les règles du groupe et la réglementation permettent de partager.

Pourquoi M-Files est différent

M-Files permet de gérer, dans un même environnement, des documents partagés par tout le groupe et des documents propres à chaque entité. Les droits d'accès définissent qui peut consulter, qui peut modifier et qui doit valider, pour chaque filiale.

Le cycle de vie des documents s'applique au niveau du groupe : quand une politique est remplacée, l'ancienne version reste disponible dans l'historique, mais seule la nouvelle est présentée comme en vigueur. Des workflows peuvent même demander à chaque filiale de confirmer qu'elle a pris connaissance d'une mise à jour.

Selon l'organisation du groupe, M-Files peut être déployé dans le cloud ou sur plusieurs sites reliés entre eux, en tenant compte des règles de chaque pays sur la localisation des données.

Et chez vous ?

Posez-vous la question :

Si vous ne pouvez pas répondre avec certitude, vos filiales méritent une information commune.