VOTRE SCHÉMA DIRECTEUR PRÉPARE-T-IL L'ENTREPRISE DE DEMAIN ?

Schéma directeur & système d'information connecté

SI connecté, information cohérente, entreprise prête pour demain, M-Files au centre : anticipez vos prochains outils sans recréer de silos.

Galaxy Conseils • Entreprises & directions informatiques

La Société Alpha a de grands projets pour les cinq prochaines années : ouvrir deux nouveaux sites, lancer une offre de maintenance par abonnement et s'équiper d'un nouvel ERP pour gérer la production. Aïcha travaille sur son schéma directeur avec son équipe.

En faisant l'inventaire, elle découvre un paysage déjà compliqué. Un logiciel de gestion commerciale, un outil de relation client choisi par le commercial, un logiciel comptable, la messagerie, et des dizaines de fichiers Excel qui servent de pont entre tous ces outils. Chaque nouvel outil a été ajouté pour répondre à un besoin, sans plan d'ensemble.

Le nouvel ERP, s'il est simplement ajouté à la liste, deviendra un silo de plus. Les contrats resteront dans un outil, les factures dans un autre, les interventions dans un troisième. Et les fichiers Excel continueront de se multiplier pour faire le lien.

Aïcha comprend que son schéma directeur ne doit pas seulement lister les outils de demain. Il doit dire comment l'information circulera entre eux.

Demain, encore plus d'outils

Chaque année apporte son lot de nouveaux besoins : un nouvel ERP, un portail client, une application mobile, une solution de signature électronique, des outils d'analyse. Un schéma directeur qui se contente de les empiler prépare un système d'information de plus en plus difficile à gérer :

Penser connexions avant outils

Préparer l'entreprise de demain, c'est prévoir dès maintenant un point central pour l'information : un environnement auquel chaque outil, actuel ou futur, vient se connecter, au lieu de fonctionner en vase clos. Ainsi, l'arrivée d'un nouvel outil enrichit le système au lieu de le compliquer.

Le même schéma directeur, avec M-Files au centre

Reprenons l'histoire d'Aïcha, cette fois avec un schéma directeur qui place M-Files au centre du système d'information.

1. Évaluer. Avec Galaxy Conseils, la Société Alpha recense ses outils, les informations qu'ils contiennent et les échanges entre eux, y compris les fichiers Excel qui servent de pont.

2. Planifier. Le schéma directeur prévoit M-Files comme point central pour les documents : contrats, factures, rapports d'intervention, dossiers clients. Chaque futur outil devra s'y connecter.

3. Connecter. Le CRM, la comptabilité et la messagerie sont reliés à M-Files. À l'écran, chacun affiche « Connecté ».

4. Unifier. Les documents d'un client sont réunis autour de sa fiche, quel que soit l'outil d'où ils viennent. Les fichiers Excel de liaison disparaissent peu à peu.

5. Anticiper. Quand le nouvel ERP arrive, il est connecté à M-Files comme les autres. Le système reste cohérent : « SI connecté et cohérent ».

Deux ans plus tard, la Société Alpha a ouvert ses nouveaux sites et lancé son offre par abonnement. Chaque nouvel outil a trouvé sa place sans créer de silo. Et Aïcha pilote une entreprise plus grande, mais pas plus compliquée.

Pourquoi M-Files est différent

M-Files est conçu pour se placer au-dessus des autres systèmes plutôt que de les remplacer. Ses connecteurs et ses interfaces de programmation permettent de relier un ERP, un CRM, une comptabilité ou une messagerie, et d'afficher leurs informations dans une vue commune.

Comme les documents sont organisés par leurs informations (client, contrat, projet) et non par l'outil qui les a produits, un changement d'outil ne remet pas en cause l'organisation de l'information.

Chaque connexion reste un projet à mener avec les équipes informatiques. Mais elle s'inscrit dans un plan d'ensemble, au lieu d'être un bricolage de plus.

Et chez vous ?

Posez-vous la question :

« Quand votre prochain logiciel arrivera, saurez-vous déjà comment ses documents et ses données rejoindront le reste de votre système d'information ? »

Si la réponse est non, votre schéma directeur prépare peut-être un silo de plus.