LES DOCUMENTS DE VOS PROJETS SONT-ILS TOUS AU MÊME ENDROIT ?

Gestion de projet & documents

Découvrez comment M-Files regroupe les documents de chaque projet dans un espace unique, avec versions suivies et historique complet.

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La rénovation de l'agence de Bonanjo est lancée. Aïcha, dirigeante de la Société Alpha, doit y installer des équipements. Elle arrive le lundi matin, prête à commencer.

Sur place, Patrick, le chef de projet, lui montre le plan reçu par courriel. Mais Rodrigue, le responsable de l'agence, détient une version plus récente, modifiée après une réunion. Le contrat et son avenant sur le calendrier sont au service juridique, et personne sur le chantier ne les a vus. Quant au compte rendu qui déplaçait le point de branchement, il est resté dans le cahier d'Estelle.

Chacun a une partie du projet. Personne n'a le projet entier. Aïcha installe ses équipements d'après le plan qu'on lui a montré.

Quelques jours plus tard, il faut tout reprendre à l'autre emplacement. Une semaine de retard, des équipes mécontentes, et personne n'est vraiment en faute.

Le problème : des documents de projet éparpillés

Le principe : un espace par projet

Au lieu de laisser chaque document vivre dans sa boîte mail ou son dossier, on crée un espace dédié au projet. Plans, contrats et comptes rendus y sont rassemblés, à jour, et accessibles à ceux qui doivent les voir, depuis l'ordinateur comme depuis le mobile.

Le même projet, avec M-Files

Reprenons l'histoire de la rénovation de l'agence, avec M-Files.

1. Créer. Dès le lancement, un espace « Rénovation de l'agence de Bonanjo » est créé, avec ses dossiers Plans, Contrats et Comptes rendus.

2. Rassembler. Plan, contrat avec son avenant et comptes rendus de réunion sont déposés dans l'espace du projet, au lieu de rester dans des courriels et des cahiers.

3. Partager. Patrick, Rodrigue, Estelle et le service juridique voient les mêmes documents. Aïcha accède à ce qui concerne son intervention, selon les droits configurés.

4. Suivre. Chaque modification crée une nouvelle version, avec son historique. Le plan modifié après la réunion est clairement la version à jour, et le compte rendu qui déplace le point de branchement est visible de tous.

5. Clôturer. À la fin des travaux, le projet est clôturé et son dossier complet est archivé, prêt à être retrouvé en cas de question.

Le lundi matin, Aïcha ouvre le projet, voit le bon plan, installe au bon endroit, et le chantier avance sans reprise.

Pourquoi M-Files est différent

M-Files ne demande pas de décider d'abord dans quel dossier ranger un document. Il le décrit (projet, type de document, statut) et l'affiche dans l'espace du projet concerné, quel que soit son emplacement d'origine.

Cela ne remplace pas la discipline d'une équipe : il faut déposer les documents dans l'espace du projet. Mais cela supprime le besoin de chercher dans plusieurs boîtes mail et plusieurs dossiers pour reconstituer le projet.

L'ouverture à des partenaires externes comme un fournisseur dépend de la configuration retenue avec la direction informatique. Elle se prépare et se contrôle, document par document si besoin.

Et chez vous ?

Posez-vous la question :

Si un chef de projet quitte demain, ses collègues retrouveront-ils tous les plans, contrats et comptes rendus de ses projets ?

Si la réponse n'est pas un oui franc, il est temps de regrouper vos projets au même endroit.