Vos équipes perdent-elles du temps à classer ?
Ouvrir, lire, renommer, déplacer, encore et encore : et si vos équipes n'avaient plus jamais à classer un seul document à la main ?
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
Chaque vendredi après-midi, au service comptabilité de la banque, c'est le même rituel. Grâce, l'assistante comptable, s'attaque à la pile de la semaine : factures fournisseurs, relevés, justificatifs. Pour chacune, elle ouvre le fichier, lit le nom du fournisseur, choisit le bon dossier, renomme le fichier selon la règle maison, et passe à la suivante.
Parmi ces factures, il y a celles de la Société Alpha, l'entreprise d'Aïcha, qui assure la maintenance des agences. Un vendredi chargé, l'une d'elles est rangée par erreur dans le dossier d'un autre fournisseur. Personne ne s'en aperçoit.
« Deux mois plus tard, Aïcha relance : cette facture n'a jamais été payée. La comptabilité la cherche partout, sans la trouver à sa place. Il faut demander à Aïcha de la renvoyer, puis vérifier qu'elle n'a pas été payée entre-temps à quelqu'un d'autre. »
Grâce n'avait pas fait de faute grave. Elle avait simplement passé des heures à faire un travail répétitif, où une erreur finit toujours par arriver. Et pendant ce temps, elle ne faisait pas le travail d'analyse pour lequel elle avait été recrutée.
Des tâches répétitives
Ouvrir, lire, renommer, déplacer, encore et encore.
Des erreurs de classement
Un document mal rangé est souvent un document perdu.
Des règles appliquées différemment
Chaque collaborateur a sa façon de nommer et de ranger.
Du retard
Les documents s'accumulent en attendant d'être classés, et restent introuvables entre-temps.
L'idée est simple : au lieu de demander à chaque collaborateur de décider où va chaque document, on définit les règles une fois, et le système les applique à chaque dépôt. Le collaborateur dépose, vérifie, et passe à autre chose.
⚙️ Le document se range tout seul, au bon endroit, à chaque dépôt
1. Déposer — Grâce dépose la facture de la Société Alpha dans M-Files, par un simple glisser-déposer, ou elle arrive directement depuis la boîte mail de la comptabilité.
2. Indexer — M-Files propose les informations du document : type « Facture », client ou fournisseur, montant, date. Grâce vérifie d'un coup d'œil et valide.
3. Classer — selon ces informations, la facture est classée automatiquement dans le bon dossier, ici Comptabilité, et rattachée à la fiche du fournisseur.
4. Retrouver — quand Aïcha appelle, la comptable tape « Société Alpha » et retrouve toutes ses factures, avec leur statut.
5. Avancer — la facture part automatiquement dans le circuit de validation. Grâce, elle, consacre ses vendredis à l'analyse des comptes.
La facture d'Aïcha est payée dans les délais. Aucune ne se perd plus dans le mauvais dossier. Et le vendredi après-midi n'est plus consacré au classement.
Un classement automatique — chaque document est rangé au bon endroit selon des règles définies une fois pour toutes.
Moins de tâches répétitives — plus besoin de renommer, déplacer et ranger chaque fichier à la main.
Du temps gagné — les heures passées à classer sont rendues aux tâches qui ont de la valeur.
Des équipes plus efficaces — moins d'erreurs, des règles appliquées de la même façon par tous, et des documents disponibles tout de suite.
Dans un dossier partagé, c'est le collaborateur qui décide où va le document. Dans M-Files, il le décrit par quelques informations, souvent proposées automatiquement, et M-Files s'occupe du reste : le document apparaît dans les bonnes vues, les bons dossiers et les bons circuits de validation.
Selon la configuration, M-Files peut s'appuyer sur des modèles de documents, des règles de classement et des fonctions d'intelligence artificielle pour suggérer le type de document, le client ou d'autres informations à partir de son contenu. Le collaborateur garde toujours la main pour vérifier et corriger.
Et parce que le classement est le même pour tous, les documents se retrouvent de la même façon par tous, sur ordinateur comme sur mobile.
« Combien d'heures par semaine vos équipes passent-elles à renommer, déplacer et ranger des fichiers ? »
Si vous n'avez jamais fait le calcul, faites-le : vous serez surpris.
Nous aidons les banques et institutions financières à automatiser le classement de leurs documents avec M-Files, en définissant avec elles les règles adaptées à chaque service.
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