Vos documents sont-ils dispersés partout ?
Quatre services, quatre outils, quatre façons de ranger : et si la vision complète d'un client tenait dans un seul espace ?
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
La Société Alpha souhaite augmenter sa ligne de crédit pour financer un grand projet. Pour étudier la demande, le comité de crédit de la banque a besoin d'une vision complète de la relation avec l'entreprise d'Aïcha : contrats en cours, factures, courriers échangés, rapports d'activité.
Le conseiller d'Aïcha commence à rassembler le dossier. Les contrats sont au service juridique, dans un dossier partagé. Les factures sont en comptabilité, dans un autre logiciel. Les courriers sont dans sa boîte mail et dans celle de son prédécesseur. Les rapports annuels sont au siège, dans des classeurs. Quatre services, quatre outils, quatre façons de ranger.
« Il passe deux jours à envoyer des emails, à relancer des collègues et à copier des fichiers dans un nouveau dossier. Le jour du comité, il manque encore un avenant au contrat principal. L'étude est reportée à la séance suivante. »
Aïcha attend trois semaines de plus. Ce n'est pas la banque qui manquait d'informations sur elle : c'étaient ses informations qui étaient éparpillées.
Des informations éclatées
Les documents d'un même client sont répartis entre plusieurs services et plusieurs outils.
Des doublons et des contradictions
Le même document existe à plusieurs endroits, parfois dans des versions différentes.
Un accès compliqué
Il faut savoir où chercher, et souvent demander à quelqu'un d'autre.
Des équipes cloisonnées
Chacun travaille avec une partie de l'information seulement.
Centraliser ne veut pas dire tout déplacer au même endroit, ni obliger chaque service à abandonner ses habitudes du jour au lendemain. Cela veut dire offrir un point d'accès unique, où chaque document est rattaché à son client, à son projet et à son type, et où chacun peut le retrouver selon ses droits.
🔗 Quatre services, un seul point d'accès — chacun selon ses droits
1. Rassembler — les documents de tous les services sont réunis dans M-Files : contrats, factures, courriers, rapports. Ceux qui restent dans d'autres outils peuvent être reliés sans être dupliqués.
2. Classer — chaque document est décrit par son type et rattaché au client concerné, ici la Société Alpha, et au projet s'il y en a un.
3. Centraliser — tout est accessible depuis un seul espace : « Tous les documents », organisé par grandes familles, Contrats, Factures, Courriers, Rapports.
4. Partager — le conseiller, le juriste, le comptable et le comité de crédit voient les mêmes documents, chacun selon ses droits, sans copie ni envoi par email.
5. Retrouver — en filtrant sur le client « Société Alpha », le conseiller obtient en quelques secondes l'ensemble du dossier, avenants compris.
Le dossier pour le comité de crédit est prêt en une matinée, sur ordinateur, et consultable par les membres du comité sur leur téléphone avant la séance.
La demande d'Aïcha est étudiée à la première séance. Sa ligne de crédit est augmentée dans les délais, et son projet démarre à la date prévue.
Un seul espace — tous vos documents sont accessibles depuis un point d'entrée unique, sur ordinateur comme sur mobile.
Des informations centralisées — contrats, factures, courriers et rapports sont reliés à leur client et à leur projet.
Un accès simplifié — plus besoin de savoir dans quel service ou quel outil un document a été rangé : on le cherche, on le trouve.
Des équipes connectées — tous les services travaillent sur la même information, au même moment, sans s'envoyer de copies.
La plupart des solutions demandent de déplacer tous les documents dans un nouveau système. M-Files peut aussi se connecter aux emplacements existants, comme des dossiers partagés ou certains logiciels, pour que leurs documents apparaissent dans la même interface. On peut ainsi centraliser l'accès progressivement, sans grand déménagement.
Chaque document est décrit par ses informations (client, type, projet, date). C'est ce qui permet de l'afficher à la fois dans le dossier du client, dans la liste des contrats et dans les résultats d'une recherche, sans jamais le copier.
Les droits d'accès restent maîtrisés : centraliser ne veut pas dire tout montrer à tout le monde. Chacun voit ce que son rôle lui permet de voir.
« Combien de services, d'outils et de boîtes mail faudrait-il consulter pour réunir le dossier complet d'un de vos clients ? »
Si la réponse est « plusieurs », vos documents méritent d'être centralisés.
Nous aidons les banques et institutions financières à centraliser l'accès à leurs documents avec M-Files, en partant de leurs outils existants et de l'organisation de leurs services.
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