LES DOCUMENTS DE VOTRE ENTREPRISE SONT-ILS CLASSES PAR CONTENU OU PAR EMPLACEMENT ?

Gestion documentaire & GED

Les documents de votre entreprise sont-ils classés par contenu ou par emplacement ?

Passer d'une arborescence de dossiers à une gestion intelligente de l'information

Dans de nombreuses organisations, retrouver un document suppose encore de savoir à l'avance où il a été enregistré. Cette dépendance à l'emplacement ralentit les recherches, multiplie les copies et fragilise la maîtrise des versions. Une solution de gestion intelligente de l'information comme M-Files permet de retrouver l'information selon ce qu'elle est et selon le contexte dans lequel elle est utilisée.

Quand retrouver un document dépend de son emplacement

Pour retrouver un fichier, les collaborateurs doivent souvent connaître :

Prenons l'exemple d'un contrat fournisseur. Faut-il le classer dans le dossier du fournisseur, du service juridique, des achats, des contrats en cours ou de l'exercice concerné ?

Pour satisfaire tous les besoins, le même document est souvent enregistré à plusieurs endroits. Les copies se multiplient, les versions se contredisent et une question finit par s'imposer : qui détient la bonne version du document ?

Les limites du classement par dossiers

Dans une organisation fondée uniquement sur les dossiers et sous-dossiers, le document est retrouvé grâce à l'endroit où il a été rangé. Cette méthode entraîne régulièrement :

Une approche plus intelligente fondée sur le contenu

Avec M-Files, le document n'est plus identifié principalement par l'endroit où il se trouve, mais par ce qu'il représente. Un contrat peut, par exemple, être décrit au moyen de métadonnées utiles à l'entreprise.

Le même document peut ainsi être retrouvé à partir de plusieurs critères, sans être dupliqué et sans parcourir une longue arborescence.

Un document unique et plusieurs vues

Le service juridique peut consulter le contrat dans la vue « Contrats en cours », tandis que la direction financière le retrouve dans la vue « Engagements fournisseurs ». Il s'agit pourtant du même document, conservé en un seul exemplaire et dans sa version officielle.

M-Files permet notamment de :

La question à poser change

Passer du classement par emplacement à la gestion par contenu permet de réduire les recherches inutiles, de sécuriser les documents et de rendre l'information immédiatement exploitable.

Galaxy Conseils accompagne les organisations dans la dématérialisation de leurs processus et la mise en place de solutions M-Files adaptées à leurs besoins.

Et dans votre organisation, combien de temps faut-il pour retrouver la bonne version d'un contrat, d'une facture ou d'un dossier client ?