VOS E-MAILS IMPORTANTS SE PERDENT-ILS ?
E-mails classés, fichiers conservés, recherche rapide, messagerie connectée : découvrez comment enregistrer vos e-mails depuis Outlook dans M-Files en un clic.
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
Il y a un an, Aïcha a négocié par e-mail avec son conseiller bancaire un geste important : le report de deux échéances de son crédit, pendant les travaux de son nouvel atelier. Le conseiller a confirmé l'accord par écrit, avec en pièce jointe l'avenant signé. Aïcha l'a gardé dans sa boîte mail. La banque aussi... en principe.
Un an plus tard, le service recouvrement de la banque relance la Société Alpha pour deux échéances « impayées ». Aïcha s'étonne et appelle. Son conseiller a changé d'agence. Sa boîte mail, devenue trop volumineuse, a été nettoyée : les messages de plus de six mois ont été archivés quelque part, ou supprimés. Personne ne retrouve ni l'e-mail ni l'avenant.
C'est finalement Aïcha qui transfère à la banque l'e-mail de confirmation qu'elle avait conservé. Le dossier est régularisé, mais il a fallu trois semaines, plusieurs appels et une lettre de relance que la Société Alpha n'aurait jamais dû recevoir.
L'accord existait, par écrit. Mais il dormait dans une boîte mail personnelle, comme des milliers d'autres e-mails importants que la banque ne saurait pas retrouver.
Une grande partie des décisions se prend aujourd'hui par e-mail : accords avec des clients, échanges avec des fournisseurs, instructions, pièces jointes contractuelles. Pourtant, ces e-mails restent le plus souvent dans les boîtes personnelles, avec tous les risques que cela comporte.
Des e-mails introuvables. Noyés parmi des milliers de messages, dans des dossiers personnels.
Des pièces jointes perdues. Avenants, contrats, justificatifs restent attachés à un message que personne d'autre ne voit.
Des boîtes nettoyées ou fermées. Quota dépassé, départ d'un collaborateur, et les messages disparaissent.
Une information inaccessible aux collègues. Seul le titulaire de la boîte sait qu'un accord existe.
La bonne pratique est simple : tout e-mail qui engage l'organisation, ou qui contient une pièce importante, doit être enregistré dans le dossier qu'il concerne, avec ses pièces jointes. Pour que ce réflexe soit adopté, il doit être aussi rapide qu'un clic, directement depuis la messagerie.
Reprenons l'histoire d'Aïcha, cette fois dans une banque qui utilise M-Files avec Outlook.
1. Recevoir. Le conseiller reçoit dans Outlook la demande d'Aïcha, puis envoie sa confirmation avec l'avenant signé en pièce jointe.
2. Enregistrer. Depuis Outlook, il clique sur « Enregistrer dans M-Files ». L'e-mail et sa pièce jointe sont enregistrés en quelques secondes.
3. Classer. Ils sont rattachés au dossier de la Société Alpha et au contrat de crédit concerné. À l'écran, un seul mot : « Classé ».
4. Partager. Le service recouvrement, le back-office et le futur remplaçant du conseiller y ont accès, selon leurs droits, sans transfert d'e-mail.
5. Retrouver. Un an plus tard, quand une question se pose sur ces deux échéances, le service recouvrement tape « Société Alpha report » et retrouve l'accord et l'avenant en quelques secondes.
Aucune lettre de relance n'est envoyée à tort. Le changement d'agence du conseiller n'a rien changé. Et Aïcha n'a jamais eu à prouver ce que sa banque avait elle-même écrit.
Des e-mails classés. Les e-mails importants sont rattachés au bon client, au bon contrat, au bon dossier.
Des fichiers conservés. Les pièces jointes sont enregistrées avec l'e-mail, et protégées contre les nettoyages de boîte.
Une recherche rapide. Un e-mail d'il y a un an se retrouve en quelques secondes, par un mot, un nom ou une date.
Une messagerie connectée. Outlook et M-Files travaillent ensemble : on enregistre sans quitter sa messagerie.
M-Files s'intègre à Outlook : l'enregistrement d'un e-mail se fait depuis la messagerie, avec ses pièces jointes, en choisissant ou en confirmant les informations de classement. Selon la configuration, certaines règles peuvent même proposer automatiquement le bon client ou le bon dossier.
Une fois dans M-Files, l'e-mail n'appartient plus à une boîte personnelle : il fait partie du dossier, avec les mêmes droits d'accès, le même historique et la même durée de conservation que les autres documents.
Et l'enregistrement est aussi possible depuis l'application mobile, pour les e-mails reçus en déplacement.
Posez-vous la question :
« Si l'un de vos collaborateurs quittait l'entreprise demain, combien d'accords et de pièces importantes disparaîtraient avec sa boîte mail ? »
Si vous ne pouvez pas répondre, vos e-mails importants méritent d'être enregistrés au bon endroit.
Chez Galaxy Conseils, nous connectons M-Files à votre messagerie Outlook et définissons avec vous les règles de classement de vos e-mails importants. Vous voulez voir concrètement ce que cela donnerait dans votre banque ?
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