Pouvez-vous retracer l'historique de vos documents ?
Qui a approuvé ce dossier, et quand ? Si la réponse se compte en jours plutôt qu'en secondes, l'audit ne sera pas tendre.
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
Il y a six mois, la banque a accordé à la Société Alpha une augmentation de sa ligne de crédit. Le dossier a suivi son cours : la note de crédit a été rédigée par le conseiller d'Aïcha, complétée par l'analyste, approuvée par le comité, puis transmise pour la mise en place du financement.
Aujourd'hui, l'audit interne passe en revue les dossiers de crédit de l'année. L'auditrice choisit celui de la Société Alpha et pose trois questions simples : qui a approuvé la note de crédit, et quand ? La version approuvée est-elle bien celle qui a servi à mettre en place le crédit ? Qui a consulté le dossier depuis ?
« Pour répondre, il faut fouiller. La note existe en plusieurs exemplaires : un sur l'ordinateur du conseiller, un dans la boîte mail de l'analyste, un imprimé et signé dans le classeur du comité. Les dates ne concordent pas tout à fait. Personne ne sait dire qui a ouvert le dossier depuis la décision. »
Le crédit d'Aïcha avait été accordé correctement. Mais faute de pouvoir le démontrer simplement, le dossier est signalé dans le rapport d'audit, et l'équipe passe des jours à reconstituer ce qui s'est passé.
Des versions multiples
Impossible de dire avec certitude laquelle a été approuvée.
Des actions non tracées
Une modification ou une validation n'est enregistrée nulle part, sinon dans la mémoire de quelqu'un.
Des consultations invisibles
On ignore qui a eu accès à un dossier sensible.
Des preuves à reconstituer
Chaque demande d'audit devient une enquête.
La solution n'est pas de tout noter à la main dans un registre. C'est de travailler dans un système qui enregistre automatiquement chaque étape de la vie d'un document : sa création, ses modifications, ses validations et ses consultations, avec la date, l'heure et la personne concernée.
🕐 Chaque action, datée et attribuée, dans l'ordre, du premier au dernier jour
1. Créer — le conseiller crée la note de crédit de la Société Alpha dans M-Files. L'historique enregistre : « Créé », avec la date, l'heure et son nom.
2. Modifier — l'analyste complète la note. Une nouvelle version est créée ; l'historique enregistre « Modifié », et la version précédente reste disponible.
3. Valider — le comité approuve la note dans le circuit de validation. L'historique enregistre « Approuvé », avec le nom de l'approbateur et l'heure exacte.
4. Consulter — chaque ouverture du dossier par une personne autorisée est enregistrée : « Consulté », avec la date et l'heure.
5. Retracer — six mois plus tard, l'auditrice ouvre l'onglet Historique : tout y est, dans l'ordre, de la création à la dernière consultation.
Elle voit que la version approuvée par le comité est exactement celle qui a servi à la mise en place du crédit, et que seules les personnes concernées ont consulté le dossier. Elle vérifie même ces informations depuis l'application mobile, entre deux réunions.
Le dossier d'Aïcha est validé en quelques minutes, sans remarque. L'équipe retourne à son travail, et la banque montre, preuves à l'appui, qu'elle fait les choses dans les règles.
Un historique complet — chaque étape de la vie d'un document est enregistrée automatiquement, dans l'ordre.
Des versions conservées — chaque version reste disponible : vous savez laquelle a été approuvée et laquelle est en vigueur.
Des actions enregistrées — création, modification, approbation, consultation : chaque action est datée et attribuée.
Des preuves disponibles — vous répondez aux auditeurs et aux autorités en quelques minutes, sans reconstituer le passé.
Dans un dossier partagé, un fichier ne garde que sa dernière date de modification. Dans M-Files, chaque document conserve l'historique de toutes ses versions, et le journal d'activité enregistre les actions des utilisateurs : création, modification, changement d'état dans un circuit de validation, consultation.
Ces informations ne dépendent pas de la bonne volonté de chacun : elles sont enregistrées automatiquement, et ne peuvent pas être effacées par un simple utilisateur. Elles constituent ainsi une base solide pour les contrôles internes et externes.
Et parce que l'historique est rattaché au document lui-même, il suffit d'ouvrir le document pour le consulter, sur ordinateur comme sur mobile.
« Si un auditeur vous demandait aujourd'hui qui a approuvé un dossier de crédit il y a six mois, et quelle version exacte, combien de temps vous faudrait-il pour lui répondre ? »
Si la réponse se compte en jours, vos documents méritent un historique fiable.
Nous aidons les banques et institutions financières à tracer la vie de leurs documents avec M-Files, pour répondre sereinement aux audits et aux contrôles.
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