POUVEZ-VOUS PROUVER QUI A FAIT QUOI ?

Secteur bancaire & finance

Pouvez-vous prouver qui a fait quoi ?

Publications — Galaxy Conseils  ·  Lecture : 4 min

Vous vous souvenez d'Aïcha ? Elle a fini par ouvrir son compte. Quelques mois plus tard, elle a même signé un contrat de crédit pour s'acheter une voiture. Tout se passait bien.

Jusqu'à ce matin-là.

En consultant son relevé, Aïcha découvre des frais qu'elle ne connaît pas. Elle ressort son exemplaire du contrat : les conditions ne correspondent pas. Elle se rend à l'agence, son document à la main.

« Qui a modifié les conditions de mon contrat ? Et quand ? »

Le conseiller ouvre le dossier partagé. Il y trouve trois fichiers : « Contrat_Aicha.docx », « Contrat_Aicha_v2.docx » et « Contrat_Aicha_final_OK.docx ». Lequel a été signé ? Qui a fait la dernière modification ? Le fichier indique seulement une date d'enregistrement. Rien de plus.

Le conseiller appelle un collègue, qui en appelle un autre. Personne ne se souvient. Personne ne peut prouver quoi que ce soit.

Aïcha repart sans réponse. Et avec une certitude : cette banque ne maîtrise pas ses propres documents.

Le vrai problème : ne pas pouvoir prouver

Dans cette histoire, il y a peut-être eu une simple erreur de saisie. Peut-être même que les frais sont justifiés. Mais sans preuve, la banque ne peut ni se défendre, ni corriger, ni rassurer sa cliente.

C'est le piège des documents gérés dans des dossiers partagés, des emails ou des armoires :

• —On ne sait pas qui a modifié un document, ni ce qui a été changé.
• —Plusieurs versions circulent, et personne ne sait laquelle fait foi.
• —Les responsabilités sont floues : quand tout le monde peut tout modifier, personne n'est responsable de rien.
• —Les audits deviennent une épreuve : il faut reconstituer après coup ce qui aurait dû être enregistré au fil de l'eau.

Dans une banque, cette zone grise coûte cher : litiges avec les clients, remarques des auditeurs, risques de non-conformité, et surtout perte de confiance.

La confiance repose sur la preuve

Un client confie à sa banque son argent, ses informations personnelles et ses projets. En retour, il attend une chose simple : que tout soit fait correctement, et qu'on puisse le lui prouver.

Les régulateurs attendent la même chose. Lors d'un contrôle, on ne demande pas seulement si un document existe. On demande qui l'a créé, qui l'a modifié, qui l'a validé, et à quel moment.

Répondre « on pense que... » ne suffit pas. Il faut pouvoir montrer.

La même matinée, avec M-Files

Reprenons l'histoire d'Aïcha, cette fois dans une banque qui utilise M-Files.

Aïcha arrive à l'agence avec sa question. Le conseiller recherche son contrat en quelques secondes, puis ouvre son historique. Tout y est, ligne par ligne :

En deux minutes, le conseiller sait exactement ce qui s'est passé. Il peut montrer à Aïcha la version qu'elle a réellement signée, identifier la modification intervenue et, si nécessaire, la corriger avec la bonne personne.

Aïcha repart rassurée. Non pas parce qu'on lui a fait une promesse, mais parce qu'on lui a apporté une preuve.

Ce que la traçabilité change pour la banque

Pourquoi M-Files est différent

Avec M-Files, un document n'est pas un simple fichier posé dans un dossier. C'est un objet vivant, avec une identité, un propriétaire, des droits d'accès et une mémoire.

Chaque fois que quelqu'un l'ouvre, le modifie ou le valide, M-Files l'enregistre, sans que personne n'ait rien à faire. Il n'existe qu'une seule version officielle du document, et toutes ses versions précédentes restent consultables.

Ce qui vaut pour un contrat de crédit vaut aussi pour les dossiers d'ouverture de compte, les procès-verbaux, les procédures internes ou les pièces justificatives. Partout où la preuve compte, M-Files la garantit.

Et chez vous ?

Imaginez qu'un client, un auditeur ou votre direction vous pose demain cette question :

Combien de temps vous faudrait-il pour répondre ? Et seriez-vous capable de le prouver ? Si la réponse vous fait hésiter, c'est le bon moment pour agir.

Galaxy Conseils vous accompagne

Chez Galaxy Conseils, nous aidons les banques et les institutions financières à sécuriser leurs documents et à garantir leur traçabilité avec M-Files. Nous partons de vos processus réels, pas d'un modèle standard.