VOTRE TRANSFORMATION NUMÉRIQUE MANQUE-T-ELLE DE FONDATIONS ?

Transformation numérique & fondations documentaires

Fondations solides, architecture informationnelle, transformation pilotée, information fiable : découvrez pourquoi M-Files est un pilier de vos projets numériques.

Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières

La banque vient de lancer sa nouvelle application mobile pour les entreprises. La campagne de lancement promet tout : demandes de crédit en ligne, suivi des dossiers en temps réel, échanges simplifiés avec le conseiller. Aïcha, dirigeante de la Société Alpha, est séduite et dépose sa demande de financement depuis son téléphone, en dix minutes.

Puis plus rien. Derrière l'application, la demande arrive dans une boîte mail. Elle est imprimée, puis classée dans un dossier papier. Les pièces jointes d'Aïcha sont enregistrées sur un serveur, sans lien avec son dossier client. Le conseiller, ne les retrouvant pas, lui demande de venir les déposer à l'agence.

Dans l'application, la demande affiche « En cours d'étude » pendant trois semaines. Personne ne met ce statut à jour, car personne ne sait vraiment où en est le dossier.

La façade était numérique. Mais derrière, les documents circulaient toujours comme avant. Et Aïcha a eu l'impression d'une promesse non tenue.

Une maison sans fondations

Applications mobiles, portails clients, outils de signature, tableaux de bord : les projets de transformation numérique sont nombreux. Ils améliorent ce que voit le client. Mais s'ils reposent sur des documents et des données mal organisés, ils ne font que déplacer le problème :

Commencer par les fondations

Une architecture informationnelle se construit comme un bâtiment, de bas en haut : d'abord les documents et les données, organisés selon des règles communes, puis les processus qui les font circuler, et enfin les applications qui les présentent aux clients et aux collaborateurs. Sans le premier niveau, les autres restent fragiles.

La même application, sur des fondations solides

Reprenons l'histoire d'Aïcha, cette fois dans une banque qui a posé ses fondations avec M-Files.

1. Diagnostiquer. Avant de lancer l'application, la banque fait le point avec Galaxy Conseils : quels documents, quelles données, quels circuits sont nécessaires pour une demande de crédit.

2. Fonder. M-Files devient le socle documentaire : dossiers clients, pièces justificatives et décisions y sont gérés selon des règles communes.

3. Structurer. Le circuit d'une demande de crédit est défini dans M-Files : réception, analyse, décision, avec un responsable et un statut à chaque étape.

4. Connecter. L'application mobile est reliée à M-Files. Quand Aïcha dépose sa demande, ses pièces jointes arrivent directement dans son dossier client, et le statut affiché dans l'application vient du circuit réel.

5. Évoluer. Les prochains projets (signature électronique, nouveaux produits) s'appuient sur le même socle, sans tout reconstruire.

Aïcha suit sa demande en temps réel depuis son téléphone. Son conseiller a toutes les pièces sous les yeux dès le premier jour. La décision tombe en une semaine, et la promesse de l'application est enfin tenue.

Pourquoi M-Files est différent

M-Files n'est pas une application de plus : c'est une couche de gestion de l'information sur laquelle les autres peuvent s'appuyer. Il organise les documents par leurs informations (client, type, statut), gère les circuits de validation et se connecte aux autres systèmes grâce à ses connecteurs et à ses interfaces de programmation.

Les applications métiers, les portails ou les outils mobiles peuvent ainsi lire et alimenter les dossiers gérés dans M-Files, plutôt que de créer chacun leur propre stockage.

Chaque intégration se conçoit avec vos équipes informatiques, en commençant par les processus qui comptent le plus pour vos clients.

Et chez vous ?

Posez-vous la question :

« Derrière vos nouveaux services numériques, vos documents circulent-ils vraiment de façon numérique, ou finissent-ils encore imprimés à une étape du circuit ? »

Si la réponse est la seconde, votre transformation numérique mérite des fondations.