QUI CONTRÔLE LA QUALITÉ DE VOS INFORMATIONS ?

Qualité de l'information & gouvernance documentaire

Responsables identifiés, qualité contrôlée, règles appliquées, gouvernance renforcée : découvrez comment M-Files garantit des documents à jour et fiables.

Galaxy Conseils • Entreprises & institutions financières

Pour obtenir un grand marché auprès d'une entreprise publique, la Société Alpha doit montrer qu'elle respecte des exigences de qualité strictes. L'auditeur mandaté par le client vient vérifier ses procédures sur place, documents à l'appui.

Aïcha est confiante : l'entreprise a rédigé toutes ses procédures il y a trois ans. Mais l'auditeur ouvre la « Procédure qualité » de l'atelier : elle mentionne encore une machine vendue l'an dernier et un responsable qui a quitté l'entreprise. Le contrat type avec les clients cite d'anciennes conditions. Le rapport annuel joint au dossier date de l'année précédente.

Aucun de ces documents n'était faux au moment de sa rédaction. Mais personne n'était chargé de les relire, de les mettre à jour ou de vérifier qu'ils étaient toujours valables. Ils avaient simplement vieilli.

L'auditeur relève plusieurs écarts. La Société Alpha doit tout mettre à jour en urgence, et le marché est reporté à la session suivante. Aïcha comprend que l'information, comme le matériel, demande un entretien régulier.

Une information sans responsable finit par se dégrader

Procédures, contrats types, rapports, politiques internes : ces documents sont créés avec soin, puis on les oublie. Le monde change autour d'eux (une personne part, un produit évolue, une règle change), mais eux restent figés. Sans contrôle, la qualité de l'information se dégrade discrètement :

Désigner, définir, contrôler

Garantir la qualité de l'information, c'est appliquer quelques règles simples : chaque document important a un responsable identifié, une date de revue, un circuit de validation, et un statut qui indique clairement s'il est valide. Le système rappelle aux responsables quand un document doit être relu.

Les mêmes documents, avec M-Files

Reprenons l'histoire d'Aïcha, cette fois avec une Société Alpha qui gère la qualité de ses documents dans M-Files.

1. Désigner. Chaque document clé reçoit un responsable : le rapport annuel à la Direction, le contrat client au Juridique, la procédure qualité au responsable Qualité.

2. Définir. Des règles sont fixées pour chaque type de document : fréquence de revue, personne qui valide, informations obligatoires.

3. Contrôler. À la date prévue, le responsable reçoit une tâche de revue. Il confirme que le document est toujours valable ou le met à jour. Le statut « Validé » s'affiche seulement après ce contrôle.

4. Corriger. Quand une machine est vendue ou qu'un responsable change, la procédure concernée est corrigée et validée à nouveau. L'ancienne version reste dans l'historique.

5. Piloter. Un tableau de bord « Qualité de l'information » montre à Aïcha les documents à jour, ceux à relire et ceux en retard de revue.

Lors de l'audit suivant, chaque document présenté porte la mention « Contrôlé », avec son responsable et sa date de dernière revue. L'auditeur ne relève aucun écart, et la Société Alpha remporte le marché.

Pourquoi M-Files est différent

Dans M-Files, le responsable, la date de revue et le statut font partie des informations de chaque document. Les workflows peuvent déclencher automatiquement une tâche de revue à la date prévue, relancer le responsable et bloquer le statut « Validé » tant que le contrôle n'a pas été fait.

Les informations obligatoires empêchent d'enregistrer un document incomplet, et l'historique conserve toutes les versions et toutes les validations.

Ce principe vaut pour une PME comme la Société Alpha comme pour une banque, où procédures et politiques internes sont régulièrement examinées par les auditeurs et les autorités de contrôle.

Et chez vous ?

Posez-vous la question :

« Pour chacune de vos procédures en vigueur, sauriez-vous dire qui en est responsable, et quand elle a été relue pour la dernière fois ? »

Si la réponse est non, la qualité de votre information n'est contrôlée par personne.