POUVEZ-VOUS ACCÉDER À VOS DOCUMENTS HORS DU BUREAU ?
Accès partout, ordinateur et mobile, documents synchronisés, accès sécurisé : découvrez comment M-Files accompagne vos équipes sur le terrain.
Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières
La Société Alpha ouvre un nouvel atelier à Kribi. Aïcha invite son conseiller bancaire à venir le visiter : elle veut lui montrer les machines, l'équipe, le carnet de commandes, avant de lui présenter sa demande de financement pour une deuxième phase.
Le conseiller fait la route depuis Douala. Sur place, Aïcha lui pose des questions précises : quel est l'encours actuel de son crédit ? Quelles garanties sont déjà en place ? Le contrat signé l'an dernier prévoit-il une clause de remboursement anticipé ?
Les réponses sont dans les documents... restés au bureau. Le conseiller prend des notes sur un carnet, promet de « vérifier en rentrant ». De retour à Douala le lendemain, il doit retrouver les documents, recopier ses notes dans un rapport de visite et l'envoyer par email à son responsable, qui le rangera, ou pas, dans le dossier.
La visite était une belle occasion de montrer à Aïcha que sa banque la connaît et la suit. Elle s'est transformée en une liste de questions en attente. Et le projet de deuxième phase a pris une semaine de retard.
Visites de clients, réunions au siège, déplacements entre agences, télétravail ponctuel : une grande partie du travail bancaire se fait hors du bureau. Pourtant, les documents, eux, restent souvent attachés à un poste de travail.
Documents inaccessibles — sans connexion au réseau de l'agence, impossible de consulter un dossier.
Copies emportées — pour s'en sortir, on envoie des fichiers sur sa messagerie personnelle ou sur une clé USB.
Travail en double — notes prises sur papier, puis recopiées au retour.
Versions désynchronisées — le document modifié en déplacement n'est pas celui du serveur.
L'objectif est que le collaborateur retrouve, où qu'il soit, les mêmes documents qu'au bureau, dans leur dernière version, avec les mêmes droits d'accès. Et que ce qu'il modifie en déplacement soit immédiatement disponible pour ses collègues.
Reprenons l'histoire, cette fois dans une banque qui utilise M-Files.
1. Se connecter. Dans l'atelier de Kribi, le conseiller ouvre l'application M-Files sur son téléphone. Il s'identifie de manière sécurisée, avec les mêmes droits qu'au bureau.
2. Rechercher. Il tape « Société Alpha ». Le dossier complet s'affiche, avec les documents récents en haut de la liste.
3. Consulter. Il ouvre le contrat client et répond aussitôt à Aïcha sur la clause de remboursement anticipé. Il consulte le rapport mensuel pour l'encours et les garanties.
4. Modifier. Sur sa tablette, il rédige le rapport de visite pendant qu'Aïcha lui fait découvrir l'atelier, et y joint les photos des nouvelles machines.
5. Synchroniser. Tout est enregistré dans M-Files et synchronisé. À l'écran, un seul mot : « Synchronisé ». Son responsable, à Douala, lit le rapport avant même son retour.
Un accès partout. Au bureau, chez un client, en déplacement ou à la maison, vos documents sont accessibles dès que vous êtes connecté.
Ordinateur et mobile. La même interface, les mêmes documents, sur ordinateur, tablette et téléphone, Android comme iOS.
Des documents synchronisés. Ce qui est modifié sur le terrain est immédiatement disponible pour toute l'équipe, dans la bonne version.
Un accès sécurisé. Connexion protégée et droits d'accès identiques partout : chacun ne voit que ce qu'il est autorisé à voir.
Avec M-Files, il n'y a pas d'un côté les documents « du bureau » et de l'autre les documents « emportés ». Les applications web et mobiles donnent accès au même coffre, aux mêmes documents et aux mêmes versions. On ne copie pas un fichier pour l'emporter : on le consulte là où il est.
Les droits d'accès s'appliquent de la même façon sur tous les appareils, et la connexion peut être renforcée selon la politique de sécurité de la banque. Si un téléphone est perdu, il suffit de couper son accès : aucune copie de dossier ne traîne dans une messagerie personnelle.
Enfin, l'application mobile permet aussi de marquer certains documents pour les consulter hors connexion. C'est pratique dans les zones où le réseau est faible, à condition de respecter les règles de sécurité fixées par la banque.
Posez-vous la question :
« Si l'un de vos conseillers était chez un client en ce moment, pourrait-il ouvrir le contrat de ce client sur son téléphone, en toute sécurité ? »
Si la réponse est non, vos équipes travaillent avec une main attachée dans le dos.
Chez Galaxy Conseils, nous aidons les banques et les institutions financières à donner à leurs équipes un accès sécurisé à leurs documents, au bureau comme sur le terrain, avec M-Files. Vous voulez voir concrètement ce que cela donnerait dans votre banque ?
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