VOS ARCHIVES SONT-ELLES GÉRÉES EFFICACEMENT ?

VOS ARCHIVES SONT-ELLES GÉRÉES EFFICACEMENT ?

Archives organisées, conservation maîtrisée, statuts suivis, élimination encadrée : découvrez comment M-Files gère le cycle de vie de vos documents.

Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières

Pour faire de la place, l'agence décide un grand tri dans sa salle d'archives. La consigne est simple : « Tout ce qui a plus de dix ans part à la destruction. » Les cartons sont triés en un week-end, d'après les dates écrites au marqueur sur leurs étiquettes. Des dizaines partent au broyeur.

Parmi eux, un carton marqué « Engagements 2014-2015 ». Il contenait les documents de garantie d'un ancien prêt de la Société Alpha, remboursé depuis longtemps. Personne ne pensait en avoir encore besoin.

Six mois plus tard, Aïcha veut vendre un terrain qui avait servi de garantie à ce prêt. Le notaire demande la preuve que la garantie a bien été levée. À la banque, on cherche. Le carton a été détruit. Il faut reconstituer les preuves à partir d'autres sources, pendant des semaines.

Archiver, ce n'est pas tout garder

Une archive bien gérée, ce n'est ni un entrepôt où l'on garde tout indéfiniment, ni une salle que l'on vide de temps en temps au jugé. C'est un cycle de vie maîtrisé : chaque document est créé, utilisé, conservé pendant une durée définie, puis archivé ou éliminé selon des règles claires.

Ces durées ne sont pas arbitraires. Certaines sont fixées par les textes : en zone OHADA, par exemple, les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans. D'autres relèvent de la réglementation bancaire, de la prudence juridique ou de la politique interne. Sans règles appliquées document par document, les erreurs sont inévitables.

Une règle de conservation pour chaque type de document

La solution consiste à définir, pour chaque type de document, une durée de conservation et ce qui doit se passer à son terme. Le système applique ensuite ces règles automatiquement, en tenant compte des exceptions, par exemple un document lié à un litige en cours ou à une garantie encore utile.

Les mêmes archives, avec M-Files

Reprenons l'histoire, cette fois dans une banque qui gère le cycle de vie de ses documents avec M-Files.

1. Créer. Chaque document est enregistré avec son type : contrat de prêt, acte de garantie, pièce comptable, correspondance.

2. Classer. Il est rattaché à son client, ici la Société Alpha, et à son dossier. Son statut évolue : « En cours », puis « Validé ».

3. Conserver. Selon son type, il reçoit une durée de conservation, par exemple « 10 ans » pour une pièce comptable. Le point de départ peut être une date précise, comme la fin du prêt ou la levée de la garantie.

4. Archiver. À la fin du prêt, le dossier passe au statut « Archivé ». Son emplacement est connu, « Archives », pour la version numérique comme pour l'original papier.

5. Éliminer. À l'échéance, M-Files ne détruit rien tout seul : il signale les documents arrivés à terme. Le responsable des archives vérifie, le juridique valide, et l'élimination est tracée.

Lors du tri, l'acte de levée de la garantie de la Société Alpha apparaît avec une règle claire : il doit être conservé tant que des actes liés au bien peuvent en avoir besoin. Il reste donc dans les archives. Les documents réellement arrivés à terme, eux, sont éliminés, avec une trace de la décision.

Pourquoi M-Files est différent

Dans M-Files, la durée de conservation n'est pas écrite au marqueur sur un carton : elle est attachée au document, selon son type et ses informations. Les workflows font évoluer le statut du document tout au long de sa vie, et peuvent déclencher, à l'échéance, une tâche de revue plutôt qu'une destruction automatique.

Les exceptions sont gérées : un document lié à un litige ou à une garantie encore active peut être protégé contre toute élimination tant que la situation le justifie. Et chaque décision d'archivage ou d'élimination est enregistrée dans l'historique.

La gestion concerne aussi le papier : M-Files peut indiquer où se trouve l'original physique d'un document, pour que les règles de conservation s'appliquent aussi aux cartons.

Et chez vous ?

Posez-vous la question :

Si la réponse est floue, vos archives méritent une vraie politique de cycle de vie.