VOS DOCUMENTS ATTENDENT-ILS UNE VALIDATION ?

VOS DOCUMENTS ATTENDENT-ILS UNE VALIDATION ?

Validation automatisée, tâches assignées, suivi en temps réel, historique conservé : découvrez comment les workflows M-Files accélèrent vos approbations.

Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières

La banque veut confier à la Société Alpha un nouveau contrat de service : l'entretien de ses équipements dans dix nouvelles agences. Aïcha a fait sa proposition, les conditions sont acceptées sur le principe. Il ne reste « plus qu'à » faire valider le contrat en interne : relecture juridique, validation financière, validation de la direction générale.

Le contrat part par email au service juridique. Marie, la juriste, le relit et propose une modification de la clause de pénalités. Elle renvoie sa version par email... au mauvais destinataire. Une semaine passe. Le service finance, qui n'a rien reçu, ne sait même pas qu'un contrat l'attend.

Quand le dossier arrive enfin à la direction générale, on découvre que la version transmise n'est pas celle que Marie avait corrigée. Retour à la case départ.

Une validation, c'est une chaîne

Dans une banque, un document important passe rarement par une seule personne. Un contrat est relu par le juridique, vérifié par la finance, approuvé par la direction. Chaque maillon de la chaîne peut la ralentir.

Un circuit défini une fois, appliqué à chaque fois

Un workflow, c'est un circuit de validation défini à l'avance : quelles étapes, dans quel ordre, par qui, avec quels délais. Chaque document soumis suit ce circuit automatiquement. Chaque valideur reçoit une tâche au bon moment, et chacun voit à tout instant où en est le document.

Le même contrat, avec M-Files

Reprenons l'histoire d'Aïcha, cette fois dans une banque qui utilise les workflows M-Files.

1. Soumettre. Le « Contrat de service » de la Société Alpha passe du statut « Brouillon » à « En validation ». Le workflow démarre automatiquement.

2. Notifier. Marie D., du juridique, reçoit aussitôt une tâche « Relecture juridique », sur son ordinateur et sur son téléphone.

3. Examiner. Marie relit le contrat directement dans M-Files. Elle touche « Rejeter » avec un commentaire sur la clause de pénalités. Le contrat revient automatiquement vers son auteur, qui le corrige dans le même document, puis le soumet à nouveau. Marie valide la nouvelle version.

4. Approuver. Le service finance reçoit la tâche « Validation financière » et approuve. La direction générale reçoit ensuite la tâche « Validation direction » et approuve depuis son téléphone, en déplacement.

5. Archiver. Le contrat passe au statut « Approuvé ». Il est archivé avec l'historique complet : qui a examiné, qui a rejeté et pourquoi, qui a approuvé, et quand.

Pourquoi M-Files est différent

Avec M-Files, le document ne circule pas : c'est la tâche qui circule. Le contrat reste à un seul endroit, dans sa dernière version, et chaque valideur y accède à son tour. Il n'y a plus de copies qui se croisent par email.

Les workflows se configurent selon vos règles : validations successives ou en parallèle, délais, relances, circuits différents selon le montant ou le type de document. Les boutons « Approuver » et « Rejeter » sont disponibles sur ordinateur comme sur mobile.

Et parce que chaque étape est enregistrée, la banque dispose d'une piste d'audit complète, utile pour le contrôle interne comme pour les auditeurs.

Et chez vous ?

Posez-vous la question :

Si personne ne peut répondre sans faire le tour des bureaux, vos validations méritent un vrai circuit.