VOS DONNÉES SONT-ELLES DISPERSÉES DANS PLUSIEURS SYSTÈMES ?

VOS DONNÉES SONT-ELLES DISPERSÉES DANS PLUSIEURS SYSTÈMES ?

Fichiers, e-mails, logiciel bancaire, CRM : découvrez comment M-Files centralise l'information et garantit sa cohérence.

Galaxy Conseils • Secteur bancaire & institutions financières

Comme chaque banque, celle d'Aïcha doit régulièrement mettre à jour la connaissance de ses clients. Cette année, c'est au tour de la Société Alpha : le service conformité demande au conseiller de vérifier que le dossier est complet et à jour. Pièce d'identité de la dirigeante, statuts, registre du commerce, justificatif d'adresse, derniers états financiers.

Le conseiller se met au travail. Les informations de base sont dans le logiciel bancaire. Les notes de ses rendez-vous sont dans l'outil de gestion de la relation client. Les statuts et le registre du commerce sont dans un dossier partagé. Et la nouvelle pièce d'identité d'Aïcha, envoyée il y a trois mois, est restée en pièce jointe dans sa boîte mail.

Dans le dossier partagé, la pièce d'identité est périmée. Dans le logiciel bancaire, l'adresse est l'ancienne. Ne trouvant pas les bons documents, le conseiller appelle Aïcha pour lui demander de tout renvoyer.

Plusieurs systèmes, une information éclatée

Une banque utilise naturellement plusieurs outils : un logiciel bancaire central, une messagerie, des dossiers partagés, souvent un outil de relation client, parfois un ERP pour la gestion interne. Chacun est utile. Mais quand chacun garde sa part de l'information sans lien avec les autres, les problèmes s'accumulent.

Un point d'accès unique, sans tout déplacer

Centraliser ne signifie pas remplacer tous les outils existants. Il s'agit de relier les sources d'information et d'offrir un point d'accès unique, où l'on retrouve tous les documents et données d'un client, quel que soit le système d'origine, avec une source de référence clairement identifiée.

Le même dossier, avec M-Files

Reprenons l'histoire d'Aïcha, cette fois dans une banque qui utilise M-Files.

1. Identifier. Avec la banque, on recense les sources d'information : fichiers partagés, e-mails, logiciel bancaire, outil de relation client, et ce que chacun contient.

2. Connecter. M-Files est relié à ces sources : la liste des clients vient du logiciel bancaire, les e-mails importants sont enregistrés depuis la messagerie, et les dossiers partagés sont rendus accessibles dans la même interface.

3. Centraliser. Dans « Tous les documents », le dossier de la Société Alpha réunit tout : rapports, contrats, factures, présentations, pièces du dossier de conformité. Le statut « Centralisé » le confirme.

4. Vérifier. Le conseiller voit d'un coup d'œil ce qui est à jour et ce qui manque. La nouvelle pièce d'identité d'Aïcha, reçue par e-mail, est déjà rattachée à son dossier.

5. Exploiter. Le dossier de conformité est complété en une heure, depuis un seul écran, et transmis au service conformité.

Pourquoi M-Files est différent

M-Files ne cherche pas à remplacer votre logiciel bancaire ou vos autres outils. Il se place au-dessus d'eux, comme une couche de gestion de l'information. Grâce à ses connecteurs, il peut afficher des données issues d'autres systèmes, comme la liste des clients ou des comptes, et donner accès à des documents stockés ailleurs, sans les dupliquer.

Chaque document est décrit par ses informations et rattaché au bon client. C'est ce qui permet de tout retrouver depuis la fiche du client, que le document vienne d'un e-mail, d'un dossier partagé ou d'une numérisation.

Et parce que la mise en place se fait progressivement, la banque peut commencer par un usage précis, comme le dossier de conformité, avant d'étendre la démarche.

Et chez vous ?

Posez-vous la question :

Si la réponse dépasse un, il est temps de centraliser l'accès à votre information.